Le projet a été vu, traditionnellement et de manière restrictive, comme une organisation temporaire à l’intérieur de l’organisation-mère, consommant des ressources qui lui sont propres, et délivrant un bénéfice indépendant des autres projets.

Cependant, l’organisation orientée projet, à partir d’une certaine taille, mène rarement ses projets de manière isolée et indépendante. Ainsi, le projet présente souvent des dépendances avec d’autres projets, avec lesquels il partage des ressources ou des objectifs communs, constituant ainsi un portefeuille de projets.

Après avoir expliqué ce qu’est la gestion de portefeuille de projets (Cf article : La gestion de portefeuille de projet), nous nous intéressons ici à un des mécanismes qui permet aux responsables de suivre, piloter, alerter et arbitrer le portefeuille : le tableau de bord.

 

Définition d’un portefeuille de projets

Un portefeuille de projets est un outil de gouvernance. Il permet de consolider, homogénéiser et synthétiser les informations des différents projets, afin de faciliter la prise de décision.

Le portefeuille de projets rassemble donc toutes les informations liées aux projets en termes de ressources, de plannings, de budgets, de bénéfices et de risques. Il peut aussi rassembler d’autres informations liées à la nature de l’activité de l’entreprise (type de projet, nature du projet) ou de la méthodologie de développement des projets (cycle en V, agiles, etc.).

Les données proviennent des tableaux de bord de suivi des projets consolidés par les différents chefs de projet. Ces données sont ensuite homogénéisées, consolidées et synthétisées par le PMO d’entreprise (Cf article : PMO, définition et rôle dans l’entreprise) afin mettre à jour le portefeuille de projets.

Le portefeuille de projets permet donc d’offrir à tous les différents acteurs de l’organisation une vision qui leur est adaptée et qui leur permettra de gouverner et piloter les projets.

Le tableau de bord : l’outil de pilotage du portefeuille de projets

Rattaché au portefeuille de projets, le tableau de bord permet de piloter celui-ci. C’est un outil regroupant différents indicateurs permettant de faciliter la gestion du portefeuille.

Généralement le tableau de bord est constitué de peu d’indicateurs (maximum 10). Ces indicateurs doivent donc être pertinents et synthétiques. Il est aussi un outil pédagogique permettant d’attirer l’attention sur l’important, sur l’urgent et sur le décisif, facilitant ainsi l’analyse de la situation et la prise de décision.

La principale difficulté de construction d’un tableau de bord du portefeuille de projets est que celui-ci doit être adapté à chaque personne qui le consulte : Responsable de projet, responsable de portefeuille de projets, DSI (Responsable de l’ensemble des portefeuilles de projets IT), etc.

Le tableau de bord est donc à à la fois un instrument de pilotage et un outil de communication. Il permet de :

  • Synthétiser et suivre l’état d’avancement des différents projets en cours de réalisation,
  • Optimiser l’allocation des ressources en fonction des résultats passés,
  • Mettre en évidence les écarts entre prévisions et réalisations sur le projet en termes de coûts et délais,
  • Déterminer le niveau de risque du portefeuille de projets (Somme des risques de l’ensemble des projets pondérés par l’importance stratégique de celui-ci).

Il n’existe pas de tableau de bord type, car celui-ci doit être adapté à la nature des activités des projets et de l’entreprise.

Cependant certains indicateurs sont toujours pertinents est adaptés à n’importe quelle organisation. Il est important lors de la constitution du tableau de bord, d’avoir des indicateurs liés aux différents axes (coûts, délais, qualité méthodologie, risques, et autres axes d’analyse) et ne pas piloter le portefeuille que par des indicateurs de nature budgétaire.

Quelques exemples d’indicateurs :

  • Comptage des projets
    • Nombre de projets par phase,
    • Nombre de projets par type,
    • Nombre de projets arrêtés,
  • Respect des délais
    • Nombre de projets en cours respectant la date de fin
    • Nombre de projets en cours avec dépassement > 0% ; > 20%
    • Nombre de projets terminés respectant la date de fin
    • Nombre de projets terminés avec dépassement > 0% ; > 20%
  • Respect des budgets
    • Nombre de projets en cours respectant le budget alloué
    • Nombre de projets en cours avec dépassement > 0% ; > 20%
    • Nombre de projets terminés respectant le budget alloué
    • Nombre de projets terminés avec dépassement > 0% ; > 20%
  • Respect de la méthodologie
    • Nombre de projets en cours respectant la méthodologie projet (nombre de livrables fournis vs demandés)
  • Pilotage des risques

Pourquoi piloter son portefeuille de projets ?

Les projets présentent souvent des dépendances avec d’autres projets, avec lesquels ils partagent des ressources ou des objectifs communs. Le regroupement des projets en portefeuille de projets facilite donc la gestion des projets de l’organisation et l’atteinte des objectifs stratégiques.

L’objectif principal de la gestion de portefeuille de projets est d’augmenter le retour sur investissement des projets. Il y contribue en :

  • Améliorant la sélection des projets à lancer. La mise en place d’un processus de recueil et qualification des opportunités, priorisation (Cf article : Méthode de sélection de projets MAREVA) et sélection des opportunités permet de s’assurer de l’alignement des projets avec la stratégie de l’entreprise.
  • Optimisant l’utilisation des ressources affectées sur les projets (Capacity Planning).
  • Améliorant le taux de réussite des projets par une gestion globale des ressources et budget.
  • Facilitant la priorisation des projets (roadmap de réalisation) en fonction de différents paramètres (disponibilité des ressources, interdépendances entre projets, risques, etc.)
  • Facilitant les arbitrages entre projets et consacrant les efforts sur les projets à forte valeur ajoutée (affectation de ressources, gèle ou arrêt des projets, allocation budget supplémentaire, etc.).
  • Fournissant plus de transparence dans la prise de décision avec la mise en place de processus de décision clairs et compris des différents acteurs.

Les entreprises qui choisissent de piloter leur portefeuille de projets créent généralement un Project Management Office (Cf article : Mise en place cellule PMO – Principales étapes). L’avantage de cette structure est qu’elle est à la fois centrale et transverse.

 

Pour conclure

La gestion de portefeuille de projets permet donc de donner un bénéfice substantiel à l’entreprise. Mais pour y arriver, l’entreprise doit pouvoir se donner les moyens d’atteindre cet objectif : Processus, rôles, responsabilités et surtout structure de pilotage.

De nombreux outils permettent de faciliter la gestion du portefeuille de projets. Cependant, la mise en place de tels outils n’est pas simple et nécessite de se poser les bonnes questions. (cf article : Outil PPM : comment choisir le bon outil ?). De plus la mise en place d’un gestion de portefeuille de projets ne peut se faire sans un certain niveau de maturité en gestion de projets.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Voir plus
scroll to top