Modern Workplace : Comment bien s’y préparer ?

I. Introduction

Nous ne vous apprendrons rien en disant que la crise sanitaire des deux années passées a fortement impacté les modes de travail au sein de nos entreprises.

Ce changement avait déjà bien été amorcé auparavant via :

• la mise en place de VPNs d’entreprises permettant d’accéder aux ressources internes de l’entreprise partout dans le monde
• le passage massif à des plateformes hébergées dans le cloud
• la digitalisation des outils
• la mise en place progressive de journées de télétravail

Comme on peut l’entendre partout, la crise sanitaire a donc simplement servi d’accélérateur.

Dans cet article nous ne traiterons pas de l’efficacité de ces nouveaux modes de travail, ni des bienfaits ou non de leur mise en place. De nombreux articles sont disponibles sur des sites spécialisés.

Nous partirons donc du postulat que vous ou votre entreprise souhaitez mettre en place des outils et processus digitaux. Ceci afin de faciliter le travail à distance de vos collaborateurs.

II. Facteurs-clefs de succès d’un projet modern workplace

Selon les entreprises, le degré d’intégration des processus et outils collaboratifs en ligne est très variable.

En revanche, même pour une entreprise déjà très aguerrie, il ne faut pas négliger cette transition et bien se préparer à ces changements majeurs.

Même pour Microsoft France, qui a très largement communiqué sur le passage au télétravail hybride de ses équipes, il faut s’y préparer très sérieusement et éviter le plus d’erreurs afin d’éviter le chaos.

Les facteurs clefs de réussite d’un projets de ‘’digital workplace’’ peuvent se classer comme suit :

L’humain :

C’est surement le facteur le plus complexe à maitriser mais il faut évaluer la capacité de vos collaborateurs à utiliser ces nouveaux outils. Ce point doit être traité dans une approche globale au sein du top management comme auprès de vos équipes opérationnelles.

Les outils :

Vérifier que l’ensemble des outils nécessaires sont en place et qu’ils sont fiables. Ici, un gros travail est à réaliser avec votre département SI.

Les infrastructures :

Vérifier aussi avec vos équipes techniques la capacité de vos infrastructures à tenir la charge. Elles devront potentiellement être mises à niveau en amont du lancement du projet.

La qualité et la sécurisation des données :

Vos collaborateurs vont maintenant potentiellement travailler depuis l’ensemble du globe. La complexité à centraliser et sécuriser vos données va s’accroitre. Le sujet de la donnée est à ne pas négliger. Pensez aussi à la recouvrabilité de celles-ci !

Le support :

Vérifier que le support nécessaire est disponible et compétent.

L’exhaustivité du périmètre :

RH / DSI / Support / Commerciaux / Logistique / Marketing / Finance…etc., l’ensemble de vos directions vont êtres mises à contribution. Définissez des sponsors dans chacune d’entre elle afin de supporter le porteur de projet. N’oubliez pas non plus de vérifier l’ensemble des périmètres : applicatifs/flottes de machines/BI/document management/storage…etc.

La conduite du changement :

Le passage à ce nouveau paradigme organisationnel va très vraisemblablement soulever de nombreuses réticences. Il est connu que le télétravail divise aujourd’hui et il est alors bon de se faire accompagner par des spécialistes de la conduite du changement.

III. La mise en place d’un projet modern workplace

Comme tous projets digitaux, le passage progressif à la ‘’digital workplace’’ induit par le basculement de vos équipes au télétravail se découpe comme suit :

Réalisation d’un diagnostic :  »As is » initial global réalisé sur l’ensemble de l’entreprise prenant en compte les facteurs précédemment cités.
Définition de la cible :  »To be » que l’organisation souhaite atteindre dans le futur.
Définition de la roadmap associée : qui pourra être séquencée si nécessaire afin de suivre un roll out progressif de la solution complète.
Kickoff du/des projets : auquel il est possible d’associer une phase de POC auprès de certains employés.

IV. Conclusion

Le projet a donc enfin débuté. Une bonne solution pour un roll out progressif peut alors être de scinder le déploiement en plusieurs groupes d’utilisateurs. En parallèle du projet, deux périmètres sont à ne pas délaisser :

La gestion du changement : citée plus haut, cette part du projet si elle est bien gouvernée augmentera grandement les chances de réussites du projet.
Le monitoring du projet/programme : le monitoring et la gestion du projet de bout en bout devront surement être réalisés par un chef de projet/PMO dédié.

Pour plus de précision sur le concept de modern workplace, voici un lien vers notre article sur  »La modern workplace : définition, enjeux et applications ».