Des entreprises en pleine mutation

L’évolution permanente des technologies pousse sans cesse les entreprises à se digitaliser et se transformer pour rester performantes dans un monde ultra concurrentiel.

Aujourd’hui, le défi est de taille pour les entreprises qui font face à une complexité grandissante. L’entreprise doit faire preuve de réactivité pour répondre aux besoins émergents de ses clients en proposant des solutions innovantes : mobilité, souplesse, agilité et sécurité sont devenus les prérequis d’un Système d’Information (SI) performant.

Le SI, désormais placé au cœur de l’entreprise, devient un élément de la chaîne de valeur qui contribue fortement au développement de l’entreprise. Les entreprises lancent régulièrement de vastes chantiers de transformation pour optimiser les performances de l’entreprise, valoriser le SI et réduire les coûts de fonctionnement.

Les décideurs doivent maîtriser l’évolution du SI et s’assurer de son alignement avec la stratégie d’entreprise et les objectifs métier définis. Les décideurs sont régulièrement confrontés à des choix stratégiques. Cependant, avec des organisations de plus en plus complexes, le manque de vision globale de l’entreprise ne facilite pas toujours son pilotage et son développement.

En réponse à ce constat, cet article donne un aperçu du « référentiel d’entreprise ». Une démarche, qui à terme, peut devenir un véritable outil stratégique pour conduire la transformation de l’entreprise.

Le référentiel d’entreprise : reflet de l’organisation

Un référentiel d’entreprise permet de décrire et de cartographier une organisation et son système d’information selon différentes vues cohérentes les unes avec les autres. Un référentiel d’entreprise repose sur une solution logicielle qui permet le stockage structuré et l’analyse des informations de l’entreprise. On retrouve généralement les quatre vues suivantes (d’autres vues complémentaires peuvent être développées) :

  • Architecture métier : description des processus métier, des acteurs et de leurs interactions au sein de l’organisation
  • Architecture fonctionnelle : description des fonctionnalités du système d’information utilisées par les processus métier pour leur exécution
  • Architecture applicative : description des composants applicatifs qui outillent les fonctionnalités du système d’information
  • Architecture technique : description de l’infrastructure sur laquelle repose les composants applicatifs du système d’information

Le besoin de maîtriser l’existant

Généralement, une entreprise ressent le besoin de cartographier son organisation lorsqu’elle atteint un niveau de complexité élevé. En effet, il est indispensable pour une organisation de maîtriser son existant afin d’identifier les leviers d’amélioration qui conduiront à sa transformation.

Dans un premier temps, le développement d’un référentiel d’entreprise permet la description et la formalisation de l’existant d’une organisation, une telle démarche s’inscrit dans la durée. Le référentiel d’entreprise constitue la première étape du rapprochement entre le Métier et le SI. Une meilleure connaissance du Métier de l’entreprise et de son SI permet plus réactivité lors du lancement des chantiers de transformation ; la phase d’analyse de l’existant, étape préalable à toute étude dans le cadre d’évolutions métier ou technologique, est alors mieux maîtrisée et plus rapide.

 La valeur ajoutée de la vision globale

Le développement d’un référentiel d’entreprise est aussi une réelle opportunité pour l’organisation de se structurer tout en développant peu à peu la vision globale de son existant, une démarche qui permet également de s’assurer de la cohérence globale vis-à-vis des objectifs métier de l’entreprise. A terme, le référentiel d’entreprise devient un véritable outil stratégique sur lequel les décideurs peuvent s’appuyer pour le pilotage et la prise de décisions quant à l’évolution du SI et de l’entreprise.

Une exploitation étendue des données

A condition qu’il soit régulièrement enrichi et maintenu à jour, le référentiel d’entreprise contient une mine d’informations qui permet à l’entreprise de répondre à différents objectifs :

  • Maîtriser son existant, le référentiel d’entreprise permet la description formalisée et donc une meilleure compréhension de l’ensemble des éléments qui constitue l’organisation dans sa globalité (métier, SI, applications et infrastructure). La gestion des risques, la stratégie d’entreprise, la conformité de l’entreprise aux règles internes et à la législation, etc. peuvent aussi être gérées dans l’outil
  • Centraliser et partager avec l’ensemble des équipes une vision globale et détaillée de l’organisation selon différentes vues appropriées en fonctions des interlocuteurs
  • Capitaliser, le référentiel d’entreprise, véritable « mémoire vivante », reflète le fonctionnement de l’entreprise à travers ses processus métier et son SI
  • Communiquer en publiant les données du référentiel d’entreprise vers un intranet ou en éditant des rapports ciblés pour un périmètre donné
  • Former un collaborateur en s’appuyant sur le référentiel d’entreprise permet notamment de visualiser son positionnement dans l’entreprise et son champ d’action d’un point de vue métier par exemple (vision processus)
  • Améliorer la performance, le référentiel d’entreprise offre la possibilité de mener des analyses sur des flux, des processus, des activités, des rôles, des applications, des composants techniques, etc. mais aussi des analyses d’impacts. La vision globale permet d’identifier plus aisément les chantiers d’optimisation à mener (automatisation de processus, rationalisation, simplification, suppression de redondances, réutilisation de composants, etc.)
  • Définir la cible, bien que rarement développé, le référentiel d’entreprise offre la possibilité de construire la trajectoire cible de l’organisation en décrivant et en analysant les scénarii cibles, une démarche qui contribue à la définition des nouvelles orientations et donc à la gestion du portefeuille projets
  • Aider dans les choix stratégiques,  véritable levier pour l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise, la vision globale de l’existant permet aussi d’accroître la réactivité des décideurs dans leurs prises de décisions et faciliter le pilotage des chantiers de transformation en alimentant les tableaux de bords du Management

 

De manière générale, le référentiel d’entreprise est l’outil privilégié pour accompagner la transformation permanente de l’entreprise, il constitue le socle autour duquel s’organisent les démarches de formalisation, de communication, de pilotage, d’analyse et d’optimisation de l’entreprise.

Un intérêt partagé

Les informations contenues et structurées dans le référentiel d’entreprise ont une forte valeur ajoutée, elles suscitent l’intérêt d’un grand nombre d’acteurs clés dans l’entreprise :

  • La Direction Générale pour qui la vision globale de l’entreprise facilite le pilotage de l’activité et permet de s’assurer de l’alignement entre les objectifs du métier, le SI et la stratégie de l’entreprise. La cohérence entre le portefeuille projets et les chantiers de transformation à mener est renforcée, la prise de décision est plus aisée
  • La Direction Financière pour qui le gain escompté des chantiers de transformation avec la mutualisation des efforts et des investissements pour une diminution des coûts de fonctionnement permet de gagner en lisibilité
  • Les Directions Métiers pour qui la réduction de la complexité des Métiers offre une vision plus claire de l’activité, les évolutions métiers à apporter sont identifiables plus facilement
  • La Direction des Systèmes d’Information pour qui les objectifs et les attentes vis à vis des Métiers sont plus claires, la réalisation de projets d’entreprise et leurs mises en œuvre informatique gagnent en efficacité, la vision globale du SI permet de rationaliser et mutualiser l’architecture applicative pour une réduction des coûts

 

Plus globalement, le référentiel d’entreprise peut servir de support à l’ensemble de l’entreprise tels que le Project Management Office pour la gestion des portefeuilles projets, le Contrôle interne et la gestion des risques, les Directions Qualité et Méthode, etc.

Conclusion : démarche structurante créatrice de valeur

Le développement d’un référentiel d’entreprise est une démarche qui s’engage dans la durée. Elle permet de créer de la valeur pour l’entreprise en structurant et en valorisant les données qui constituent son patrimoine. La vision globale cartographiée de l’entreprise apporte une réelle plus-value en permettant une plus grande maîtrise de l’existant, prérequis indispensable pour le pilotage de l’entreprise et de sa transformation.

Le retour sur investissement d’une telle démarche est difficilement mesurable, il n’est pas immédiat mais certain à moyen terme lorsque la démarche suffisamment aboutie est un succès. A noter, un référentiel d’entreprise est exploitable si et seulement si la fraîcheur de ses données est garantie, l’enjeu est donc de taille pour l’organisation qui doit assurer sa mise à jour régulière.

Véritable outil stratégique, l’intégration du référentiel dans la gouvernance de l’entreprise permet de conduire le changement plus progressivement tout en maîtrisant les évolutions et les impacts pour l’entreprise.

 

Prochainement publié sur le blog Redsen : « Référentiel d’entreprise – Les facteurs clés du succès de la démarche ». Cet article présentera un aperçu des points clés déterminants pour la réussite d’une telle démarche au sein de l’entreprise.


 

Thomas METRAL, Consultant Architecte d’entreprise, Redsen Consulting Suisse

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