Compte tenu du nombre de plus en plus importants de projets qui sont gérés en parallèle dans une entreprise, ainsi que le nombre croissant de portefeuilles managés pour les divers clients, la mise en place d’un outil de gestion de portefeuilles de projets (PPM) n’est plus seulement stratégique, mais devient une question de survie pour l’entreprise.

Les outils de portefeuilles de projets ou PPM ont pour objectifs de :

  • Normaliser les processus de gestion de projets,
  • D’accélérer et d’améliorer le suivi des projets à des fins d’arbitrage et de pilotage.

Ces outils permettent aux dirigeants d’entreprise de recueillir des idées de projets, de les qualifier, mais aussi et surtout de les hiérarchiser pour décider des projets à lancer en priorité. Ils permettent de décider aussi des projets à geler ou à annuler (cf article : La gestion de portefeuilles de projets).

Les différentes raisons qui motivent le choix d’un outil, sont en majorité :

  • La couverture fonctionnelle,
  • La facilité d’utilisation de l’outil,
  • La capacité de la solution de s’adapter à la croissance.

Derrière la mise en place d’outil PPM, plusieurs demandes peuvent se cacher, et avant de se lancer dans une implémentation complète d’un outil PPM qui peut être longue et coûteuse, il est important de vérifier les attentes réelles du demandeur.
 

 

1. Choix d’un outil PPM (Project & Portfolio Management)

Le domaine du PPM était dans les années 2000 l’un des plus prometteurs dans le domaine des applicatifs de gestion, avec des taux de croissance prévisionnels de 30%.

Quelques années plus tard, le marché reste très actif avec une croissance annuelle estimée à 20% jusqu’en 2011. Plus de 100 éditeurs sont présents sur ce domaine.

Les outils de management de portefeuille de projets aident les organisations à améliorer la sélection et le management de leurs portefeuilles de projets. Ils permettent ainsi aux organisations d’augmenter la productivité (valeur produite) tout en diminuant les coûts.

Ces outils permettent donc une évaluation plus attentionnée, plus prudente et cohérente dans le choix des projets à lancer.

La question, que nous sommes à même de nous poser est : « Quel est le meilleur outil, par rapport à mon besoin et mon organisation ? »

Tous les outils de management de portefeuille de projets sont bons, cependant ils ne sont pas égaux car ils ne sont pas tous adaptés à vos besoins et ne répondent pas tous à votre organisation.

Il n’y a pas de meilleur outil. Le meilleur outil sera celui qui permettra à l’entreprise de faire les meilleurs choix de projets à lancer au meilleur moment.

Pour qu’un outil puisse aider les dirigeants à faire le meilleur choix, il doit donner des recommandations justes et cela exige qu’il soit basé sur un modèle de décision précis, avec une logique pertinente et complet.

L’outil doit être pratique, efficace et acceptable. A défaut, celui-ci ne sera pas utilisé ou son utilisation n’influencera pas réellement les décisions s’il ne présente pas toutes ces caractéristiques.

2. Les questions à se poser avant d’implémenter un outil PPM

Avant de choisir un outil, il est important de déterminer les objectifs du projet c’est-à-dire de définir ce qui sera inclus dans les objectifs du projet. On estime après ça si les bénéfices attendus seront en proportion des investissements engagés et du coût prévisionnel du projet.

Cependant dans des projets d’implémentation d’outil PPM, le projet ne vise pas seulement à atteindre un profit financier. Le retour sur investissement n’est pas nécessairement quantitatif.

Il existe plus de 80 produits (cf article : Outil PPM : Evolution du marché et retour d’expérience) actuellement sur le marché. Je vais donc essayer de vous donner quelques critères pour vous aider dans le choix de l’outil.

Est-ce que tous les outils sont semblables ?

Tous les produits ne sont pas semblables. Les produits les plus chers n’offrent pas toujours plus de capacité, mais les produits bon marché font souvent l’impasse sur certaines fonctionnalités.

Cependant, bien que quelques outils soient clairement meilleurs que d’autres, le meilleur outil est celui qui s’adaptera à votre organisation, ainsi qu’à vos différentes attentes.

Tous les outils sont-ils adaptés à votre organisation ?

Il est important de bien comprendre les besoins fonctionnels et techniques de votre organisation avant l’examen et le choix de l’outil, d’où l’importance de ne pas négliger la phase de pré-étude. Celle-ci sera déterminante quant au choix de l’outil et de la réussite de votre projet.

Par exemple un outil de management de portefeuille de projet opérationnel sera différent d’un outil de management de portefeuille de projet stratégique. Un PPM opérationnel se rapproche du tableau de bord pour contrôler les projets en cours, tandis que le PPM stratégique implique des processus de gouvernance et d’optimisation du portefeuille de projets.

Faut-il comparer tous les outils ?

La phase de pré-étude vous permettra de définir les fonctionnalités obligatoires à implémenter. De ce fait une première sélection se fera d’elle-même. De plus n’hésitez pas à vous appuyer sur les retours d’expérience des uns et des autres.

Nous conseillons de faire une étude comparative au maximum sur cinq outils. Cependant, il est important de comprendre l’architecture sous-jacente des différents outils aussi bien d’un point de vue logiciel, matériel qu’au niveau de l’intégration (Savoir ce que l’outil fait et comment il le fait).

Faut-il favoriser les outils faits sur-mesure VS les  outils configurables ?

L’intégration est primordiale. Pour ne pas louper cette étape, il est important de comprendre comment l’outil fait ce qu’il fait et quelle flexibilité existe vraiment.

Déterminez si l’outil offre la flexibilité suffisante pour permettre de représenter les différents modèles de valeur dans votre organisation maintenant et à l’avenir quand votre compréhension et vos besoins grandiront.

Si vous achetez un outil du marché, assurez-vous que vous utilisez toute la flexibilité disponible pour le façonner de façon à répondre à l’ensemble des besoins.

Si vous engagez des consultants pour vous aider à construire un outil, assurez-vous qu’ils soient des experts, pas seulement des experts du développement logiciel, mais des experts dans la théorie et les algorithmes pour estimer les projets et optimiser les portefeuilles de projet.

Que prendre en compte dans le coût de l’outil ?

Il est important dans le coût de l’outil, de comparer le coût total de propriété (TCO) en prenant les dépenses cumulatives sur au moins trois ans, y compris les dépenses pour le support logiciel et la maintenance, la personnalisation logicielle, la mise en œuvre de l’outil et la formation.

Les besoins de formation et d’accompagnement permettront d’acquérir une compréhension de l’utilisation de l’outil mais aussi une compréhension détaillée des concepts pour utiliser pleinement les possibilités de l’outil.

N’oubliez pas d’évaluer dans ce coût, les risques liés à l’outil, y compris l’adoption de l’outil et les risques de perte de productivité.

 

Conclusion

La liste des questions citée précédemment n’est bien sûr pas exhaustive, et se complétera au fur et à mesure de votre étude. Pour conclure, utilisez une approche progressive de mise en œuvre. Débutez avec un département, conduisez une revue des leçons apprises et faites des ajustements avant de passer au niveau suivant.

« Commencez petit et soyez très clair sur l’objectif »

L’aide de consultants qui ont déjà eu l’occasion de mettre en place ce type d’outil pourra vous éviter certaines erreurs qui pourront vous coûter cher. En vous challengeant sur vos besoins, et avec une connaissance approfondie du marché, ils pourront vous fournir une revue objective des différents outils sélectionnés.

Avant de lancer ce type de projet, comme dans tout projet, assurez-vous que toutes les parties prenantes soient moteur du projet, car peu importe l’outil, il est important d’être soutenu dans la mise en place de ce type de projet ; tout le monde doit en comprendre les apports.

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