Parmi les différents types de PMO existants (cf article : PMO, définition et rôle dans l’entreprise), le PMO Opérationnel est rattaché à un projet.

Son rôle majeur est d’aider le Chef de Projet dans la mise en œuvre opérationnelle des processus sur son projet. Il consolide les données et fournit les indicateurs du projet.

Afin d’accompagner au maximum le Chef de Projet (que je trouve souvent trop tourné vers la technique et pas assez sur la gestion du projet), le PMO aide celui-ci à

  • Définir l’ordonnancement des tâches à effectuer,
  • Prioriser les différentes actions à mener,
  • Référencer l’ensemble des risques et des plans d’actions à mener,
  • Référencer les différents problèmes,
  • Communiquer sur l’avancement du projet,
  • Etc.

Autant de missions que doit assumer un chef de projet mais auxquelles le PMO participe activement.

Lors des différentes missions, je me suis rendu compte que le niveau de maturité des chefs de projets en gestion de projet est souvent « limité » et il était important de mettre en place un minimum d’outil « simple » et « efficace » permettant de reporter sur le projet et de communiquer rapidement aux Métiers et Sponsors.

Parmi tous les outils disponibles, je vais vous présenter ceux que je juge les plus efficaces, mes « Indispensables » à avoir au sein de sa boîte à outils.

1. Les outils de pilotage des délais du projet

Le Gantt – représentation graphique du planning du projet

L’un des rôles principaux du PMO est de mettre à disposition des intervenants du projet un planning partagé et consolidé par l’ensemble des acteurs.

Afin de remplir cet objectif, le PMO détermine et ordonnance les tâches du projet, estime la charge ainsi que le profil de ressources nécessaires à la réalisation de celles-ci.

La modélisation du réseau de tâches sous forme graphique peut se faire de différentes façons (Gantt, Pert, réseau des antécédents, etc.), cependant, à mon goût la plus efficace reste la technique Gantt.

Le diagramme de Gantt, du nom de son inventeur, Henry Gantt, permet graphiquement de renseigner et de situer dans le temps les phases, activités, tâches, jalons et ressources du projet.

Suivant le niveau de maturité en gestion de projet des équipes, celui-ci peut également prendre en compte les livrables (jalons clés du projet), les collaborateurs sollicités, les budgets, etc.

Mes choix d’outils :

  • MS Project (Windows)
  • Merlin (Mac)
Le Diagramme Temps-Temps – Suivi des jalons du projet

L’autre rôle majeur du PMO est de communiquer sur l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs. La communication peut se faire directement auprès des intervenant ou lors des instances de gouvernance (réunion de coordination, comité projet, comité de pilotage, etc.)

Dans le cas de projets complexes, il est souvent plus efficace de communiquer sur le respect des différents jalons du projet (atteinte des objectifs calendaires).

L’outil que je vous conseille d’utiliser est le Diagramme Temps-Temps qui permet de représenter graphiquement et simplement les dérives des jalons des différents projets. 

Cet outil permet en plus de garder un historique des dates des jalons et donc de communiquer sur les écarts par rapport à la dernière réunion d’avancement de projet.

Pour être totalement efficace, il doit être accompagné par un « Change log » qui lui référence l’ensemble des changements calendaires impactant le projet. Ainsi tout écart sur les jalons du planning peut être facilement expliqué.

Le diagramme Temps-Temps se présente de la façon suivante :

  • les deux axes sont des échelles de temps.
    • Un des axes sert à repérer les valeurs des dates annoncées des différents jalons prévus du projet.(calendrier du projet)
    • L’autre axe sert lui à repérer les dates auxquelles les prévisions sont progressivement mises à jour. (Calendrier des mises à jour du planning)
    • Si le segment de droite qui relie deux points représentant la prévision de date d’un même jalon a une pente :
      • inférieure à 45°, l’avancement est positif (le jalon se rapproche),
      • égale à 45° (parallélisme avec la diagonale), l’avancement est nul (la distance au jalon est stable),
      • supérieure à 45°, l’avancement est négatif (le jalon s’éloigne car le délai du reste à faire s’allonge).

Mes conseils de logiciel sont :

  • MS Excel

2. Les outils de pilotage des risques du projet

La matrice des risques – Suivi des risques du projet

La gestion des risques est fondamentale pour une bonne maîtrise d’un Projet et s’effectue de manière continue (cf article : La gestion des risques des projets).

Les risques peuvent être liés à l’organisation, aux relations avec la sous-traitance (selon qu’elles soient internes ou externes), au budget, aux ressources humaines, au planning, au métier, à la technologie mise en œuvre ou aux dépendances critiques.

Le management des risques est un processus continu qui se met en place de la façon suivante :

  • Identification des risques
  • Analyse des risques
  • Définition de la stratégie de gestion des risques identifiés
  • Définition des actions correctives
  • Suivi et contrôle des risques
  • Clôture des risques

Différentes méthodes existent pour gérer les risques, cependant je conseille d’utiliser la matrice des risques. Celle-ci permet de représenter graphiquement la criticité du risque.

La matrice de risques se présente de la façon suivante :

  • En abscisse, la probabilité d’apparition du risque (de 1 à 4)
  • En ordonnée, l’impact du risque (de 1 à 4)

En fonction de la position des risques dans la matrice, on en déduit la criticité de chaque risque.

La représentation graphique permet de rapidement identifier les risques « importants » et de définir les actions à mettre en œuvre.

Mes conseils de logiciel sont :

  • MS Excel

3. Les outils de gestion du budget du projet

Les  Courbes en S – Représentation graphique des écarts budgétaires

Le suivi budgétaire d ‘un projet est primordial. Il permet de vérifier que les moyens utilisés (ressources humaines et matérielles) sont en adéquation avec l’enveloppe allouée pour la réalisation du projet.

La méthode des courbes en S est la méthode la plus fréquemment utilisée. C’est un  outil graphique de suivi de l’avancement d’un projet mettant en lumière sa situation économique.

Cette méthode permet de montrer l’évolution des dépenses réelles cumulées ou « coût réel » au cours de l’avancement du projet et d’estimer à un instant T du projet des écarts prévisionnels en termes de coûts et de délais.

Cette méthode s’appuie sur la réalisation de 3 courbes :

  • CBTP : Coût Budgété du Travail Prévu représentant le budget prévisionnel du projet
  • CRTE : Coût Réel du Travail Effectué
  • CBTE : Coût Budgété du Travail Effectué

En fonction des écarts entre les différentes courbes, en en déduit les décalages calendaires (variance délais) mais aussi et surtout budgétaires (variance coûts).

 Mes choix d’outils :

  • MS Project (Windows)

 

Pour conclure…

Suivant la taille de l’entreprise, du projet et du niveau de maturité des intervenants, il sera nécessaire de réfléchir aux différents outils à mettre en place.

Bien sur ceux-ci devront être adaptés à vos besoins. Attention de ne pas « sur-outiller » votre projet et ainsi alourdir les tâches de chacun.

N’oubliez pas que le rôle du PMO est d’apporter une vision consolider de l’ensemble des projets sans impacter la productivité des ressources.

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