Comité de pilotage

Afin de s’assurer du bon déroulement d’un projet sur la durée, mettre en place une comitologie est essentiel. Les instances de pilotage qui vont constituer cette comitologie peuvent varier en fonction de nombreux facteurs tels que la taille de l’entreprise ou la méthodologie de gestion de projet employée (agile, en cascade, etc.). Parmi les instances de pilotage les plus classiques, le Comité de Pilotage (COPIL) et le Comité de Projet (COPROJ) sont incontournables. Cet article vous présente ainsi les fondamentaux à connaître sur ces deux instances.

 

1. Qu’est-ce qu’un comité de pilotage (COPIL) ?

Son rôle : une interface entre les opérations et la stratégie

Le Comité de Pilotage (COPIL) est une instance dont la vocation est de s’assurer que la réalisation d’un projet se déroule en accord avec les objectifs définis. Par habitude de langage, COPIL réfère aux acteurs le constituant ou aux réunions tenues dans ce cadre.

Les activités d’un COPIL vont donc être de :

  • Suivre la progression du projet par rapport aux grandes étapes du planning et des échéances
  • Faire le point sur l’avancée des livrables prévus
  • Suivre la consommation du budget défini initialement et remonter des alertes de surconsommation
  • Monitorer les risques, leur probabilité de réalisation et anticiper des solutions
  • Arbitrer sur les sujets bloquants et impactant le déroulement du projet
  • Affecter les ressources nécessaires à la progression du projet

Il remonte au comité stratégique (s’il existe) les problèmes qui ne sont pas de leur ressort, ainsi que les décisions majeures.

Dans les entreprises à taille réduite, le comité de pilotage peut également réaliser les arbitrages concernant les orientations stratégiques.

En matière de récurrence, un COPIL se tient de manière bimensuelle ou mensuelle et dure 1 à 2 heures. Sa fréquence et sa durée doivent être adaptés pour assurer une réactivité et échange régulier pour adresser les points bloquants.

 

Sa composition : chefferie de projet et directions

Par principe, un COPIL doit réunir des acteurs impliqués dans la maîtrise d’ouvrage du projet ainsi que des responsables et directeurs côté client. Cette composition permet ainsi aux premiers de pouvoir reporter et soumettre les arbitrages à réaliser aux derniers.

Concrètement, un COPIL se compose en général des membres suivants :

  • Sponsor du projet
  • Directeur de projet ou de mission (qui peut être également le sponsor)
  • Chef de projet, côté client
  • Chef de projet, côté prestataire
  • Directeur stratégique (optionnel)
  • Représentants métier (optionnels)

Les membres invités à un COPIL peuvent varier selon les points à adresser. Si un RACI a été correctement défini au début du projet, vous devriez pouvoir identifier les bonnes personnes à inviter.

En ce qui concerne les membres optionnels, les représentants métier et directeurs stratégiques sont généralement sollicités ponctuellement. En effet, sur les sujets les concernant, il peut être intéressant de consulter l’avis ou l’expertise des représentants métier. De la même manière, un directeur stratégique sera sollicité notamment lorsque des arbitrages de plus haut niveau doivent être faits.

 

2. Le Comité de Projet (COPROJ) et ses différences par rapport au Comité de Pilotage (COPIL)

Le Comité de Projet : une instance plus opérationnelle

Un Comité de Projet (COPROJ), contrairement au COPIL, a une vocation plus opérationnelle et se focalise ainsi sur les aspects suivants :

  • Suivi régulier de la réalisation des tâches associées au projet
  • Prises des décisions relevant de sujets opérationnels et fonctionnels,
  • Remontée des arbitrages relevant du ressort du COPIL,
  • Coordination des équipes opérationnelles (attribution et priorisation des tâches, disponibilités, timing et qualité des livraisons, etc.)
  • Coordination et éventuelle préparation des ateliers,
  • Suivi de l’analyse de risques,
  • Accompagnement des équipes sur les difficultés opérationnelles, et remontée d’alertes au COPIL en cas de nécessité,
  • Préparation des supports des COPIL

 

Des participants plus impliqués dans la maîtrise d’ouvrage

Compte tenu de son rôle, les participants, la fréquence et la durée des COPROJ vont nécessairement être différents. Les participants vont être directement impliqués dans la maîtrise d’ouvrage. De manière classique, un COPROJ réunit ainsi les membres suivants :

  • Chef de projet, côté client
  • Chef de projet, côté prestataire
  • Membres de l’équipe opérationnelle (selon les besoins)
  • Utilisateurs du livrable (selon les besoins)
  • Consultants (selon les besoins)

Ayant une vision plus micro et plus proche des tâches opérationnelles, le COPROJ se tient plus fréquemment qu’un COPIL. En général, de manière hebdomadaire ou bimensuelle pour une durée de 30 minutes à 1 heure selon la nature du projet.

 

Le mot de la fin

En pratique, les COPROJ et COPIL sont très focalisés sur les projets. Pour des entreprises de taille moyenne ou de grandes entreprises, on trouvera ainsi d’autres comités supérieurs plus focalisés sur la stratégie et la gestion du portefeuille de projets : Comité Stratégique (COSTRA), Comité Exécutif (COMEX), Comité de Direction (CODIR), etc.

A l’inverse, pour des entreprises de taille plus réduite, il peut souvent arriver que les comités plus opérationnels soient composés plus ou moins des mêmes membres que les comités les plus stratégiques. Dans ce cas, il faudra veiller à distinguer les objectifs et en conséquence, l’ordre du jour attendu pour chaque type de comité.

 

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