Implémentation d’un outil PPM : les bonnes pratiques

Implémentation d’outil PPM : définition et problématiques

L’implémentation d’un outil PPM (Project Portfolio Management) est une étape clé dans le pilotage de l’alignement stratégique en permettant de :

• Arbitrer et prioriser les initiatives (demandes de nouveaux projets)
• Prendre des décisions au gré des virages stratégiques
• Evaluer la contribution des projets à la stratégie
• Estimer les impacts des changements sur l’organisation et la roadmap

Cependant, notre expérience nous montre que la plupart des projets d’outil PPM se retrouvent en échec. La cause ? le manque d’anticipation de certains chantiers pourtant primordiaux à la sécurisation de leur implémentation et leur déploiement.

En effet, la mise en place d’un outil de PPM peut être épineuse pour de nombreuses raisons (choix d’outil, démarche, multiples parties prenantes, complexité et confidentialité des sujets à traiter, …), qui peuvent amener à l’échec partiel ou total d’une implémentation. Afin de maximiser les chances de réussite, nous avons compilé une liste de bonnes pratiques que nous pensons indispensables à suivre pour l’implémentation de votre outil PPM. Bénéficier d’une vision 360° de vos pratiques PPM sera également un plus dans votre démarche d’implémentation.

Chantier I : Définir ce qui doit être intégré dans l’outil de PPM

1. S’assurer que les processus sont formalisés et partagés

Les entreprises ont tendance à se précipiter dans la conception de leur futur outil et à négliger cette étape. Elles sont parfois persuadées qu’un outil peut résoudre tous leurs maux. Mais il ne faut pas oublier qu’un outil PPM est le reflet de votre fonctionnement et donc de vos processus.

Dans le cadre d’une transformation digitale, il est important que les processus que vous allez intégrer à votre outil de PPM soient identifiés, formalisés, partagés et appliqués par tous :

• Identifié : quels sont les processus qui vont être portés par l’outil (gestion de projet ? gestion de la demande ? gestion du plan de charge capacitaire ? validation des temps ?…) ? Comment s’intègrent-ils dans le processus global ?
• Formalisé : une fois l’ensemble des processus référencés, sont-ils formalisés ? à jour ? Assurez-vous que les documents qui portent ces processus sont bien à jour. C’est primordial pour le bon fonctionnement de votre entreprise mais également pour la réussite de votre implémentation d’un outil PPM.
• Partagé : vos processus formalisés sont-ils partagés auprès des parties prenantes ? Le partage de vos processus est un point clé qui permet de légitimer le niveau d’information demandé dans l’outil PPM.
• Appliqué : Est-ce que vos processus sont bien appliqués par toutes les parties prenantes ? Un outil de PPM va vous aider à impliquer l’ensemble des parties prenantes dans l’application des processus. En revanche, ceci ne fonctionne que si les 3 premières étapes préalables ont été réalisées.

2. L’outil ne sera pas votre sauveur : testez vos processus !

Avant de mettre en œuvre une démarche d’intégration d’un outil PPM, il est nécessaire de valider l’application des processus auprès des différentes parties prenantes (managers, opérationnels…). Cette étape est importante car elle permet de s’assurer que les processus sont connus, maîtrisés et qu’ils pourront être portés dans l’outil de PPM. Un écueil récurrent est de penser que l’outil va permettre d’être plus structuré et de faire disparaitre les problématiques liées aux façons de travailler. En réalité, ce sont vos processus qui sont la fondation de votre organisation.

3. Définir la cible et prioriser les périmètres de votre outil

   • La cible

Un outil de PPM va généralement répondre à plusieurs enjeux de pilotage : stratégiques, tactiques, opérationnelles. Il est donc très important que vos cibles soient définies en amont (pour qui sera cet outil ? Pour les opérationnels ? La gouvernance ? Pour les deux ?).
Confronter les objectifs stratégiques avec les attentes opérationnelles est donc essentiel pour bien adresser les attentes et besoins des différentes populations qui vont utiliser l’outil. Cela permettra d‘éviter la naissance de frustrations.

1. • Prioriser le périmètre fonctionnel à déployer

Une fois la cible établie, il est nécessaire de définir la trajectoire permettant de l’atteindre. En effet, il arrive trop souvent que l’on souhaite déployer trop de fonctionnalités et trop rapidement. Il est nécessaire de respecter un délai d’apprentissage dans l’utilisation de l’outil afin que les collaborateurs puissent se l’approprier. Si l’ambition est trop importante, cela peut engendrer un sentiment de rejet de la solution auprès des utilisateurs et ainsi obérer leur adhésion.

Pour cela nous préconisons d’identifier les périmètres essentiels et optionnels à implémenter (Must have vs Nice to have) pour ainsi prioriser la démarche d’implémentation.

N’hésitez pas à commencer à déployer des périmètres simples dans une première itération pour ensuite faire évoluer votre outil au fur et à mesure (déploiement itératif et progressif).

Chantier II : La construction de votre outil

1. Impliquer l’ensemble des profils utilisateurs dans la construction de l’outil

Lors de la construction d’un outil informatique, on a une tendance à vouloir faire cela en équipe réduite afin de gagner du temps.  Cela risque de créer un effet tunnel qui aura pour répercussion de ne pas adresser l’intégralité des besoins des utilisateurs finaux. Dépendamment du périmètre fonctionnel de votre outil, il est absolument nécessaire d’impliquer des représentants/sachants de chaque profil/rôle de votre entreprise (manager, contrôleur de gestion, responsable d’application, chef de projet…) afin de s’assurer que leurs besoins et leurs visions respectifs soient pris en compte. Sans l’implication de l’ensemble des acteurs, vous risquez de diminuer l’intérêt de l’utilisation de votre outil.

Par ailleurs, impliquer les utilisateurs dans la construction de l’outil permettra de renforcer leur adhésion et d’en faire des « relais », des « référents » de l’outil auprès de leurs pairs.

2. Démarrer la conduite du changement dès le début du projet

N’attendez pas que la mise en œuvre de l’outil débute pour définir et démarrer votre conduite du changement !

La conduite du changement fait partie de l’implémentation d’un outil PPM. Elle doit démarrer dès le début du projet, ce qui permettra d’identifier et de quantifier les profils qui seront impactés par la mise en place de l’outil. Une fois ces informations consolidées, il est alors possible de définir une stratégie de communication et de formation adaptée.

3. Sécuriser les compétences clés

Afin d’anticiper un déploiement de votre outil dans les meilleures conditions possibles, il est nécessaire d’identifier les personnes/équipes qui assureront certains rôles clés.
Voici une liste non-exhaustive des compétences clés :

• Une équipe support (qui aidera quotidiennement les collaborateurs pour répondre à leurs problèmes / questions sur l’outil),
• Un administrateur technique (responsable des évolutions de l’outil, du reporting…),
• Un administrateur fonctionnel (ajout des ressources, gestion budget haut niveau, gestion de l’allocation des ressources…),
• Une équipe de conduite du changement (qui aidera pendant mais également après le déploiement à former les collaborateurs amenés à utiliser l’outil),
• Des ambassadeurs / référents / champions (généralement les parties prenantes lors des ateliers de conception qui porteront des messages positifs sur l’outil).

4. Anticiper l’évolution des besoins : évitez les développements spécifiques et les interfaces applicatives trop hâtives

Les organisations se transforment en permanence et vous devez constamment faire face à de nouveaux enjeux. Les outils de PPM peuvent être amenés à évoluer et à incorporer de nouveaux périmètres afin qu’ils collent à une nouvelle façon de travailler, à une nouvelle organisation. C’est pourquoi nous préconisons de rester au plus proche des standards des outils afin de limiter les risques de conflits en cas d’évolution de ce dernier.

Ceci est aussi vrai pour les interfaces que vous allez créer autour de votre outil. Vouloir connecter plusieurs outils ensemble pour que cela soit plus fluide, automatisé (congés et temps passés provenant de l’outil RH, budgets et prévisions alimentés par l’outil du contrôle de gestion…) peut être très bénéfique. Cependant, les flux que vous allez créer via des API peuvent amener de la rigidité dans votre solution. En effet, si vous êtes amenés à faire évoluer votre outil, l’étude d’impact ne se fera plus uniquement sur l’outil que vous venez de déployer, mais également sur ceux qui sont dorénavant connectés.

Assurez-vous que la base de votre outil est suffisamment pérenne afin d’entreprendre des développements spécifiques et/ou des interfaces avec vos autres outils. Vous éviterez ainsi de déconstruire pour reconstruire.

Chantier III : Faire vivre l’outil !

1. Une conduite du changement préparée et prête lors du déploiement

Comme évoqué un peu plus haut, l’accompagnement au changement est un chantier clé d’une implémentation d’un outil PPM qui est souvent sous-estimé et mal anticipé (notamment sur les besoins en ressources).

En effet, ce chantier est exigeant, coûteux (parfois non inclus dans le budget du projet) et doit se décliner tout au long de votre projet d’implémentation. Il représente souvent un coût plus important que celui de l’implémentation de votre outil.

Dès le cadrage, il faut identifier et quantifier les populations qui seront impactées par la mise en œuvre de l’outil. A partir de là, il faut définir :

• Une stratégie de communication permettant de partager les points clés du projet auprès des parties prenantes (démarche, planning et le contenu) via les canaux suivants :
  • Intranet,
  • Ecrans TV,
  • Flyers / posters / goodies,
  • Club utilisateurs / communauté,
  • Portes ouvertes (Q&A ouverte),
  • Campagnes d’e-mailings hebdomadaires (adaptées aux profils utilisateurs)

• Une stratégie de formation permettant de définir et planifier les modes d’accompagnement en fonction du nombre de personnes et de l’hétérogénéité des profils. Par exemple :
  • ADP (Adoption Digital Platform),
  • Vidéos explicatives,
  • MOOC,
  • Formations en présentiel (à planifier),
  • Formations en distanciel (à planifier),
  • Modes opératoires & Guides utilisateurs

Afin de mener à bien ces différentes stratégies, il est souvent nécessaire d’avoir une équipe dédiée. De notre point de vue, ce chantier est primordial à l’appropriation et la bonne utilisation de l’outil. En effet, un outil aussi extraordinaire soit-il ne sera pas utilisé si les utilisateurs ne sont pas impliqués dans sa construction et formés à son utilisation.

2. Assurer une disponibilité forte de l’équipe support afin d’aider les utilisateurs

Prévoir une équipe de support est la première étape pour garantir un bon accompagnement de ses utilisateurs. Sans une équipe de support dédiée et disponible, cela peut créer des goulots d’étranglement post-déploiement et donc de la frustration auprès des utilisateurs.

Généralement, une équipe de support est composée de 3 niveaux :

• N1 : Champions / Référents / Chefs de Projet / PMO / Managers / Utilisateurs avancés…
• N2 : Equipe support interne (Administrateurs, Centre de service…)
• N3 : Editeurs

L’investissement consacré au support est très important en termes de charges et de coûts (notamment lors du déploiement de l’outil afin d’accompagner et d’aider les utilisateurs à l’utilisation du nouvel outil). Cet investissement que vous ferez se répercutera aussi directement sur l’adhésion des collaborateurs sur ce dernier.

3. Consolider les retours utilisateurs pour alimenter les évolutions

Nous vivons dans un monde en perpétuelle évolution. Vos organisations se transforment en permanence et vous devez faire face à de nouveaux enjeux.

Pour faire face à ces évolutions, n’hésitez pas à solliciter les collaborateurs travaillant sur votre outil pour récupérer leurs retours et leurs besoins futurs. Soyez également en permanence dans une optique d’amélioration continue en y faisant participer ceux qui utilisent votre outil.
L’adhésion de votre outil est primordiale ! Ecoutez vos utilisateurs !

De bonnes bases pour de bonnes pratiques

Respecter les bonnes pratiques citées dans cet article est une base solide pour réussir vos implémentations d’outils PPM. Une constante ressort toutefois de ces bonnes pratiques : être centré sur l’utilisateur (user centric).
Nous sommes intimement convaincus que même si vous implémentez le meilleur outil du monde, si vous n’avez pas une démarche centrée sur vos utilisateurs (implications dans la conception, feedbacks, formations, guides utilisateurs, communication…) votre projet et votre outil risquent d’être voués à l’échec (manque d’adoption, mauvaise publicité…). Incluez-les, comprenez leurs besoins, montrez-leur de l’intérêt et ce sera un grand pas vers la réussite de votre projet.

Bonne implémentation !