Marketplace d'e-procurement

Il existe de nombreux secteurs d’activités où le modèle Marketplace est relativement bien représenté voire surrépresnté. Toutefois, là où on ne l’attendait pas, c’est dans le domaine de l’e-procurement. Il est vrai que les places de marché, du fait leur socle technique, sont facilement ineffaçables avec n’importe quel système d’information. Elles sont donc très attractives au sein des directions achats, désireuses de fluidifier leur approvisionnement (stratégique ou non stratégique). L’e-procurement, qui est devenu un des principaux canaux pour les achats indirects, représente aujourd’hui un enjeu stratégique et un nouveau levier d’efficacité pour les entreprises. Voici quelques explications sur les Marketplace d’e-procurement.

Définition de l’e-procurement

L’« e-procurement », autrement appelé « approvisionnement en ligne », s’est démocratisé depuis quelques années aussi bien parmi les grands groupes que les petites et moyennes entreprises. Il est notamment très apprécié au sein des services achats, finances ou comptabilité car il offre une réelle plus-value à ces derniers : gain de temps, maîtrise des dépenses, économies, automatisation des tâches chronophages, optimisation et simplification des processus etc.

L’e-procurement consiste à dématérialiser et automatiser, sur une plateforme électronique, les échanges commerciaux et transactionnels entre les organisations et leurs fournisseurs afin d’optimiser et fluidifier le processus achat sur les approvisionnements. Il est considéré comme une sous-partie de la gestion électronique des achats communément appelée le « procure-to-pay ».

Le « procure-to-pay » (ou « purchase-to-pay » ou « P2P ») est quant à lui, la gestion centralisée et électronique des achats au sens large d’une entreprise. Il englobe toute la chaîne d’achat : la gestion des demandes d’achats, la gestion des commandes (transactions), la gestion des factures et la gestion des paiements. Il est exclu dans le « procure-to-pay », le sourcing des fournisseurs (e-sourcing), les négociations, la gestion des contrats et l’analyse des dépenses.

Ci-dessous le cycle de vie des achats :

marketplace d' e-procurement

Les plateformes électroniques, sur lesquelles repose l’e-procurement, permettent de dématérialiser les transactions sur l’ensemble ou une partie du processus « procure-to-pay ». A noter que l’e-procurement est une notion réservée au secteur des professionnels (Business to Business).

Le fonctionnement du e-procurement

Sur les plateformes d’e-procurement, les transactions sont réalisées par le biais de catalogues standards ou bien sur des catalogues privés préalablement négociés par les achats. Les solutions entièrement intégrées et centralisées, proposent aux utilisateurs et aux acheteurs d’une organisation les offres des fournisseurs (prénégociées ou non).

Pour la sélection des produits, les utilisateurs se rendent donc sur une plateforme qui peut prendre la forme d’un catalogue hébergé en ligne, d’une place de marché, d’un site marchand professionnel ou encore d’un Punch-Out (procédé par lequel un acheteur peut sélectionner des produits sur le catalogue négocié d’un fournisseur directement via son ERP et de rapatrier les demandes d’achats dans son propre environnement de validation.) afin de constituer un panier qui se transformera en demande d’achat. Cette dernière est alors rapatriée dans le système d’achat de l’entreprise pour y poursuivre son parcours traditionnel (processus de validation).

Les demandes d’achats validées se transforment en commandes qui sont envoyées automatiquement (document électronique) aux fournisseurs concernés. Sur le même fonctionnement que le dropshipping, le fournisseur prépare ensuite la commande et l’expédie aux clients. Les factures peuvent également être dématérialisées (certifiées par un tiers de confiance) afin de faciliter leur rapprochement et ainsi déclencher plus rapidement les paiements auprès fournisseurs.

Les plateformes offrent également un ensemble de fonctionnalités et d’activités facilitant les processus et les contrôles : monitoring, approbation, contrôle, vérification, validation, gestion des catalogues, gestion documentaire, factures électroniques, rapprochement de factures, gestion des retours etc.

Marketplaces B2B et e-procurement

Il est facile aujourd’hui, pour une solution d’e-procurement, de s’interfacer avec n’importe quelle Marketplace professionnelle si celle-ci apporte une promesse concrète au service achat d’une entreprise. Les places de marchés sont acteurs potentiels pour tous les catalogues disponibles via les plateformes d’approvisionnement en ligne. La croissance du modèle Marketplace a donc été soutenue par le développement des solutions d’e-procurement. Ces dernières sont complémentaires et vont de pair avec les places de marché professionnelles.

Le modèle Marketplace pourrait faire de l’ombre aux solutions d’e-procurement, voire de les concurrencer, car elle apporte des réponses tangibles et immédiates aux différents services d’une organisation : centralisation au sein d’une même plateforme, digitalisation des processus, gain de temps, meilleures expériences d’achats auprès des utilisateurs, gestion des fournisseurs (vendeurs) facilitée, comparer les offres des différents fournisseurs (prix, produit, stock), paniers multifournisseurs etc.

De plus, le modèle de place de marché permet à une organisation de réduire le nombre de fournisseurs et d’avoir un interlocuteur unique (en l’occurrence l’opérateur de la Marketplace) pour le traitement et le suivi des commandes, des réclamations etc. Par ailleurs, cela permet notamment d’alléger la phase la gestion des fournisseurs (sourcing, contrats, négociations, administration dans les ERP, gestions des catalogues etc.), recensée dans le cycle de vie des achats (cf. schéma ci-dessus), et ainsi de réaliser un gain de temps considérable ainsi que des économies substantielles, notamment dans le cas où, très peu de commandes auraient été passées auprès d’un fournisseurs sur une années comptable. Le coût de traitement et de gestion de ce compte fournisseur reste un poids mort (ROI négatif) pour le service des achats.

L’émergence des opérateurs Marketplace d’e-procurement

Il est tendance de voir des opérateurs se lancer dans l’aventure Marketplace en proposant une plateforme orientée e-procurement.  Les opérateurs qui prennent cette direction sont conscients des bénéfices qu’elle procure à ses utilisateurs. En effet, les acheteurs d’une Marketplace d’e-procurement permettent de visualiser les catalogues (avec prix négocié) de chaque fournisseur sur une seule et même plateforme. La promesse est d’autant plus forte si l’opérateur parvient à recenser tous les fournisseurs de ces derniers sur un espace dédié aux utilisateurs d’une société.

Les opérateurs qui se lancent dans une telle entreprise sont avant tout à la recherche d’efficience pour leur propre organisation. En effet, réunir l’intégralité de ses fournisseurs sur une même plateforme digitale, serait tout simplement une aubaine pour la gestion de leurs approvisionnements.  Bien au-delà des avantages précédemment énoncés dans l’article, la marketplace permet à une entreprise de renforcer sa position dominante auprès de des fournisseurs en devenant le maître du jeu. Être opérateur permet, entre autres, d’avoir un suivi et une traçabilité sur les transactions, de sélectionner les marchands et renforcer le contrôle sur ces derniers, de centraliser les paiements sécurisés, de détenir les données.

Dans le domaine du freelancing, LittleBIG Connection, propose une plateforme Marketplace de freelance où toutes les équipes d’une organisation peuvent directement choisir leurs indépendants. Les services achats ont une entière visibilité sur les demandes de prestations des collaborateurs et peuvent ainsi valider ou non leur demande. L’avenir sera sans nul doute, un monde où les Marketplace seront entièrement interfacées avec le SI des entreprises clientes.

Les éditeurs de solutions Marketplace en palliatif à un SI dédié

Dans certains cas de figure, certaines entreprises, désireuses de devenir opérateurs de places de marché, plébiscitent les éditeurs de solutions Marketplace afin de se construire un système d’information (SI) ex nihilo. Les éditeurs offrent de solutions clés en main pour les opérateurs permettant la gestion du back-office et la gestion du middle-office (back-office vendeur). Ils permettent de faciliter et fluidifier la gestion des marchands, des catalogues et des transactions. Il est vrai que dans certaines organisations, notamment là où les systèmes d’information sont plus rigides et les processus plus complexes, le modèle Marketplace apparaît alors comme une « solution sur-mesure bis » pour les services achats (palliatif à une éventuelle solution d’e-procurement).

Alexandre Onufryk – Managing Consultant

aonufryk@redsen-consulting.com

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