Know your customer (KYC) Marketplace

Bien connu dans le monde bancaire, le processus de connaissance de vos clients, autrement appelé « Know Your Customer » (KYC) se doit être mis en place en amont de la gestion des transactions et des paiements. Il a pour objectifs d’en connaitre plus sur vos clients mais également de se prémunir notamment contre les risques de fraudes, de blanchiment d’argent et de financement d’activités terroristes. Le besoin d’identifier et d’analyser ses clients est avant tout un prérequis pour les e-commerçants B2B et se démocratise sur les plateformes de mise en relation classiques (B2B, B2C, C2C). La gestion du KYC est également réglementés sur les plateformes dites Marketplace.

Cette procédure implique pour les e-commerçants et opérateurs Marketplace de collecter et d’analyser les données liées aux clients et aux vendeurs afin de contrôler les identités et les documents administratifs de leurs interlocuteurs. Les documents les plus régulièrement demandés sont assez classique tels que les KBIS (moins de 3 mois), les cartes d’identités, la liste des bénéficiaires d’une société ou encore les justificatifs de domiciles.

Le KYC au service des e-commerçants B2B :

Avant de parler de contraintes légales, il est intéressant de s’arrêter de la notion de KYC pour un e-commerçant (B2B, B2C et même C2C).

Il est désormais rare de voir une plateforme e-commerce B2B qui n’intègre pas la notion de gestion des clients professionnels. Force est de constater que ces dernières doivent se prémunir contre les clients qui désirent s’enrôler sur leurs plateformes. On le constate régulièrement, mais les e-commerçants B2B imposent un KYC, certes relativement souple mais nécessaire pour sécuriser leurs business. Ils demandent régulièrement à leurs prospects de fournir un KBIS, des documents d’identité ou autre justificatif qui permettent, entre autres, de s’assurer qu’ils pourront honorer leurs créances. Nul doute que le KYC devrait se démocratiser dans les années à venir et que le législateur vienne à durcir les règles de fonctionnement entres les professionnels.

Il en va de même pour les activités B2C et C2C où les gestionnaires de plateforme sont de plus en plus poussés à renforcer le contrôle de leurs clients parfois malveillants (fraudes). Dans certaines activités la gestion des KYC est tout simplement une prérogative juridique pour faire face aux risques de blanchiment d’argents (ex : ventes aux enchères ou paris sportifs).

Le KyC, une obligation légale pour les marketplaces

Réglementées par l’ACPR, l’organe de contrôle des activités liées aux banques et assurances françaises, les marketplaces ont l’obligation de soumettre tous leurs vendeurs Marketplace au processus KYC, que l’on pourrait par ailleurs renommer en Know Your Seller (KYS). Les marchands étant par définition des « clients » pour les opérateurs Marketplace. Il en va de même pour les e-commerçants souhaitant devenir opérateur Marketplace. Le processus de connaissance des clients (KyC) est composé d’une étape légale et primordiale celle de la collecte d’une série de documents obligatoires et optionnels en fonction de la nature du vendeur (particulier ou pro) et des spécificités liées à son organisation. Il est nécessaire de collecter des :

  • Documents obligatoires :
    • Pièces justificatives d’identité principale du représentant légal (carte nationale d’identité, passeport ou titre de séjour)
    • Liste des bénéficiaires effectifs
    • Contrat-Cadre de Services de Paiement (PSP)
    • Extrait Kbis datant de moins de 3 mois ou équivalent (personne morale)
    • Copie des statuts de la société
    • Justificatif de banque (RIB ou relevé de compte)
  • Documents facultatifs :
    • Délégation de pouvoir (si le signataire est une autre personne que le représentant légal qui est mentionné dans le KBIS)
    • Pièces d’identité des bénéficiaires effectifs ou du délégataire (si applicable)
    • Extrait KBIS de la personne morale correspondante aux bénéficiaires effectifs
    • Pièce justificative d’identité additionnelle (pour renforcer le contrôle)
    • Justificatif de domicile (si entreprise individuelle ou auto-entrepreneur)
    • Extrait du Registre du Commerce de la personne morale correspondante aux bénéficiaires effectifs

Les acheturs et les vendeurs s’attendent à une expérience d’identification toujours plus simple et fluide, tandis que le processus de KYC (ou KYS) est relativement long et fastidieux avec une collecte croissante de pièces justificatives. Pour résoudre cette équation, les e-commerçants et les opérateurs marketplaces peuvent s’appuyer sur leur PSP (ex : Lemonway ou Webhelp), proposant bien souvent un service de vérification capable d’offrir de la fluidité dans l’expérience de paiement et une protection adaptée à leurs besoins.

Certines obligations incombent également aux opérateurs durant la vie courante de la Marketplace. En effet, la gestion du KYC peut être en partie revérifié pendant la phase de run comme par exemple pour les plateformes Marketplaces d’indépendants où l’opérateur se doit de vérifier à nouveau le statut du freelance régulièrement afin de savoir s’il est toujours bien enregistré au RCS.

La “due diligence” en renfort de la gestion du KYC

Nous pouvons définir la « due diligence » comme l’ensemble des vérifications d’information d’un prospect, d’un client ou d’un marchand. Elle permet d’avoir une situation plus fine et plus précise d’une entreprise ou d’une organisation avant une transaction. Elle vise à sécuriser davantage les flux transactionnels et le modèle de revenus. Aujourd’hui, les gestionnaires de site e-commerce ou des Marketplaces sont incités à aller plus loin que les prérequis standard du KyC afin de sécuriser au maximum les transactions, notamment autour de 3 aspects :

  • Solvabilité: Le Credit Check ou Credit Scoring permettent, en autres, d’évaluer des risques-clients ou des risques-vendeurs par le biais d’outils financiers automatisés d’aide à la décision. Ils offrent aux bénéficiaires de ces services une réelle vision sur la situation financière (solvabilité, en cours, crédit etc.) de la personne morale auditée. Nul doute que ce type de service va se généraliser au vu des enjeux intrinsèques du secteur B2B (paiement à échéance, montant des paniers, gestion de la trésorerie etc.)
  • Antécédents judiciaires ou réputation : pour éviter d’engager une relation commerciale avec une entreprise ayant déjà eu des condamnations pénales, il est possible de demander à son représentant légal le casier judiciaire de la société en question. De plus, un opérateur peut se renseigner, en fonction de la nature de son activité, sur l’éthique d’un de ses clients ou d’un vendeur en particulier par le biais d’une analyse de sa réputation ou de son intégrité
  • Contrôle de la TVA : face aux manquements de certains vendeurs Marketplace à l’application TVA sur les places de marché, les opérateurs doivent désormais s’engager à envoyer annuellement un document récapitulatif des transactions réalisées sur leur plateforme, et ce, à chaque marchand et à l’administration fiscale. L’objectif étant de dissuader les vendeurs d’omettre volontairement certaines informations lors de leurs déclarations de TVA.

Cette due diligence peut s’effectuer avec le renfort d’une multitude de protagonistes comme les Financial services provider ou les PSP (ex : Webhelp). En tant qu’opérateur Marketplace votre responsabilité est engagé ce qui rend le processus KYC à ne pas sous-estimé pendant la phase projet mais également durant la gestion courante de votre plateforme.

Lien de téléchargement du Livre blanc : A venir

Alexandre Onufryk

Managing Consultant – Expert Marketplace

aonufryk@redsen-consulting.com

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