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Rappel des choix effectués durant la crise COVID 

En réponse à la nécessité de télétravail généralisé, de nombreuses entreprises ont fait le choix d’une solution cloud pour gérer leur communication, leur collaboration et leur gestion documentaire.  Sur ce marché, Microsoft 365 s’impose presque comme une solution incontournable avec ses 50 millions d’abonnés.  

Microsoft estime d’ailleurs que la mise en place du télétravail massif durant cette période a représenté 2 années de transformation digitale réalisées en 2 mois. 

Pour répondre à cette urgence opérationnelle, les équipes informatiques et les dirigeants se sont souvent démenés et ont dû faire des choix drastiques pour assurer une mise à disposition quasi immédiate aux utilisateurs/collaborateurs des outils nécessaires pour échanger et travailler. 

  • Peu de directives opérationnelles suite au choix de Microsoft 365

Certaines entreprises ont mis à disposition la quasi-intégralité de l’offre à leurs collaborateurs (OneDrive, Teams, espaces SharePoint, Office…) sans pour autant poser des directives d’usage de ces outils. C’est ainsi que les collaborateurs ont développé leurs propres pratiques, s’assurant d’une certaine efficience dans la réalisation de leur mission quotidienne mais sans pour autant prendre la mesure de l’impact pour l’entreprise.

  • Peu de gouvernance documentaire  avant mise en place de Microsoft 365

Dans de nombreuses entreprises préexistait une gestion électronique de documents avec une gouvernance documentaire associée (règle de classement, nomenclature, gestion de droits, durée de conservation…). La mise en place d’une solution comme Microsoft 365 a bousculé cette situation en multipliant des sources documentaires…dans un environnement cloud.  

  • Peu de formation auprès des utilisateurs

En effet, la période ne se prêtait pas à l’organisation de ce type de session, les collaborateurs étant, à ce moment précis, focalisés sur la nécessité de repenser leurs processus métiers pour continuer à fournir un service de qualité à leur client. 

Les Conséquences de ces arbitrages  

 2 années se sont écoulées après ces confinements, les répercussions de ces choix apparaissent, certaines sont positives et d’autre moins. 

  • Les conséquences positives de l’adoption de Microsoft 365

Le Travail en mode hybride est possible 

Objectif atteint ! Grâce à la centralisation du poste de travail (digital workplace), il est possible de travailler efficacement au quotidien sans se préoccuper du lieu… Le travail hybride alliant certaines journées à domicile, d’autres dans les locaux de son entreprise, en restant efficace dans son interaction avec ses collaborateurs est réaliste. 

Une bonne adoption de Teams pour les conférences téléphoniques 

La conférence web Teams constitue l’usage le plus répandu des nouveaux utilisateurs de Microsoft 365. Même les collaborateurs les plus réfractaires à ce mode d’interaction ont passé le cap…Teams devient dès lors un point d’entrée important vers le SI des entreprises car il est la 1ere application ouverte le matin, active en quasi-permanence tout au long de la journée. 

Une diminution des fichiers joints en messagerie 

La mise en place de Microsoft 365 permet un meilleur usage du partage documentaire…Les collaborateurs n’envoient plus de pièces jointes mais des liens vers le document stocké dans un SharePoint, un OneDrive, un Teams/Channel. Cette pratique repositionne ainsi la messagerie dans son usage initial, la simple communication asynchrone.  Elle n’est donc « presque » plus la solution de capitalisation privilégiée des documents des collaborateurs.   

  • Les conséquences négatives de l’adoption de Microsoft 365

Il existe un revers de la médaille et les impacts pour l’entreprise peuvent être importants.  

Des questionnements des collaborateurs sur les usages… Quel est le bon outil et comment l’utiliser ?  

Des habitudes se sont installées dans l’usage des outils offerts par Microsoft 365. Sans directive ou bonne pratique, chacun a développé, selon son chemin intellectuel et ses connaissances en informatique, des pratiques individuelles. De nombreuses questions restent sans réponse :   

Quand utiliser OneDrive ? Quand créer un Teams ? un Channel ? comment et quand déverser dans la solution de capitalisation documentaire ? Qu’ai-je le droit de partager avec mes partenaires ? via Teams ? via OneDrive ? 

La frustration des collaborateurs apparait dans certaines organisations face à ce manque de « guide » des bons usages. Nous retombons alors dans des difficultés connues : « je ne sais pas quel outil utilisé…Je ne retrouve pas le document et je perds un temps fou. J’ai trop d’informations et de notifications, je suis submergé. » 

La collaboration : comment maîtriser Teams ? 

Teams devient progressivement le point d’entrée au SI des entreprises qui ont fait le choix et l’adoption de Microsoft 365. Certaines de ces entreprises ont fait le choix de laisser toute liberté aux collaborateurs de créer des Teams ou des channels au sein des Teams. Nous constatons alors que le responsable informatique est aujourd’hui en difficulté  :

  • pour identifier rapidement quelles sont les teams nécessitant d’être supprimés,
  • quels sont les doublons ? 
  • Pourquoi certains collaborateurs ont créé des Teams et non des channels et inversement,
  • certains propriétaires de Teams ont quitté l’entreprise et il est impossible de récupérer certaines données… 

Le monitoring de Teams peut devenir un casse-tête pour le responsable informatique et sa non maîtrise un risque pour l’entreprise (coût d’usage de la solution qui explose, perte de capital informationnel).

Microsoft 365 : La perte de maîtrise du cycle de vie des documents pour l’entreprise 

Microsoft 365 est une solution cloud. Sans une gouvernance, le respect des contraintes règlementaires liées à la protection des données personnelles ou à la traçabilité pour un archivage à valeur probante, n’est plus assuré. 

De manière plus opérationnelle, si l’on multiplie les sources documentaires (Teams/SharePoint/OneDrive), comment trouver le « bon » document, c’est-à-dire celui qui est valide au moment de la recherche ? 

Cette solution cloud pose donc de nouvelles questions quant au respect des contraintes de traçabilité, d’intégrité, de conservation long terme pour son adoption définitive.  

Un monitoring des usages complexe de Microsoft 365

Avoir des tableaux de bord sur les usages des collaborateurs pour mettre en place des actions d’amélioration est indispensable. Ainsi, Microsoft 365 permet la consultation d’une multitude d’indicateurs de suivi mais l’information reste très éclatée et la consolidation complexe dès que l’on souhaite croiser une vision par collaborateur, dans ses différents usages des différents outils, au regard des contraintes légales et normatives. 

Une maîtrise du coût total difficile de Microsoft 365

Le volume documentaire est une composante du modèle de prix de Microsoft 365. Sans cette mesure (actuelle et projection à court et moyen terme), le coût total d’acquisition (TCO) sur une période donnée est difficile à estimer. 

  • Les actions à mener pour avoir des collaborateurs efficients et une entreprise mettant sous contrôle son capital informationnel 

Face à cette situation, il est nécessaire de réagir rapidement au risque de voir la situation devenir rapidement incontrôlable et subir :

  • Infobésité,
  • Perte d’efficience opérationnelle,
  • Non respect des lois en vigueur (protection des données personnelles),
  • Perte de maîtrise du capital informationnel de l’entreprise. 

Faire un état des lieux rapides des sources documentaires en place 

Pour autant, cela ne signifie pas de faire un audit détaillé de vos fonds documentaires mais simplement d’identifier les forces et les défauts majeurs du fonds documentaire. Par exemples : doublons, documents obsolescents, documents avec données personnelles, situation des documents sensibles. 

Cet état des lieux peut être réalisé grâce à des outils dédiés permettant à la fois un gain de temps, un niveau de précision plus important et des tableaux de bord objectivant la situation.  

Faire un état des lieux du niveau de maturité des usages  

Pour compléter cette vision « quantitative » du fonds document, il est indispensable d’avoir une photo du niveau de maturité qui a fortement évolué depuis la période COVID.  

Cette évaluation doit couvrir les axes suivants :  

  • Analyse des pratiques collaboratives 
  • Analyse des directives existantes  
  • Analyse de l’architecture technique en place 
  • Avoir une vision claire de l’information gérée (sensibilité, patrimoniale…) 
  • Identifier les principes de gouvernance existants et leur respect (compliance, archivage…) 

Les sociétés de conseil (experte dans le domaine de l’ECM) ont souvent développé des questionnaires. Ces questionnaires permettent d’avoir rapidement un niveau de maturité de l’organisation. Il sera nécessaire de compléter avec quelques ateliers cette approche de type « enquête » pour appréhender certaines subtilités liées :

  • à l’organisation en place,
  • à la culture d’entreprise
  • ou des facteurs conjoncturels à prendre en compte.  

Microsoft 365 : Allier Quickwins et chantiers de fond (approche bimodale)

Cette 1ere phase permet d’avoir une vision objective tout en restant pragmatique. Dès lors, l’entreprise sera en pleine capacité d’identifier les différentes actions d’amélioration et pour chacune d’elles, d’avoir une analyse de la valeur pour l’entreprise et le collaborateur.

Par exemples :

  • maximiser l’adoption ou promouvoir les bonnes pratiques par des actions de conduite du changement,
  • renforcer les droits, migrer des fonds documentaires.

Ces quickwins et des chantiers plus structurants seront identifiés pour garantir un usage pérenne de Microsoft 365. Ils permettent des gains d’efficience et la garantie du respect des contraintes normatives et règlementaires. 

Si vous souhaitez allez plus loin dans la compréhension de l’offre Gravity, nous vous invitons à lire :

Migration d’une Gestion Électronique Documentaire On-Premise vers le Cloud Microsoft 365

La gestion des identités au cœur de l’architecture et de la sécurité du SI

Découvrez l’offre Gravity : Offre Gravity Microsoft 365

Redsen vous accompagne dans la mise en place d’une architecture Microsoft 365 et ses outils sur mesure, intégrant le respect des contraintes règlementaires et légales (ex : RGPD ou LPD).

⚙️ Suite à ces conseils, nous vous accompagnons également dans la mise en œuvre technique des solutions proposées et adaptées à vos enjeux, les bonnes pratiques pour sécuriser vos documents et les actions de conduite du changement garantissant l’efficience au quotidien de vos collaborateurs.

 

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