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Aujourd’hui : les solutions sont là !
Depuis plus de quinze ans, les solutions disponibles dans ce domaine du collaboratif en ligne se multiplient, y compris et surtout en SaaS. On peut dire que Basecamp a fait école !
La dernière vague avec les “work OS”
Dernièrement, les solutions orientées “travail collaboratif en équipe dispersée” se sont multipliées et, bien sûr, une nouvelle étiquette est apparue pour qualifier le mouvement : les “work OS” (en réalité, c’est l’éditeur de la solution Monday.com qui a lancé cette étiquette et qui en fait une promotion active !).
Essayons une définition (toujours selon Monday.com) : un système d’exploitation “de travail collaboratif” (work OS) est une plate-forme logicielle commune basée sur le cloud pour le travail où les équipes planifient, organisent, exécutent et suivent le travail quotidien, comprenant des flux de travail, des projets, des initiatives, des épopées et des tâches.
Un bon système d’exploitation de travail dépasse les silos organisationnels en offrant à toutes les équipes et à tous les services une plate-forme commune dans laquelle les parties prenantes, les membres de l’équipe, les gestionnaires et les dirigeants peuvent rechercher (et trouver !) tout ce qu’ils veulent concernant le projet. Il n’y a qu’une seule “source de vérité” et tout le monde a accès aux mêmes informations tout en planifiant et en travaillant sur des tâches.
C’est donc un centre d’informations complet qui rassemble toutes les facettes du travail, c’est-à-dire les projets, les programmes, les initiatives, les idées, les outils, les processus, les métriques collectivement en un seul endroit où toutes les informations sont facilement accessibles.
Le “système d’exploitation de travail” est conçu pour tout le monde dans l’organisation, au lieu de servir uniquement un ensemble spécifique d’employés (par exemple, Jira pour les développeurs et les testeurs, Salesforce pour l’équipe de vente).
Une définition un peu trop idyllique
Bien, on a compris qu’une solution de type work OS peut être “tout pour tout le monde”, pour ce qui est du collaboratif au moins !
Le rêve du groupware serait-il atteint finalement ?
Ce qui est sûr en revanche, c’est que les acteurs sont désormais nombreux à prétendre occuper cette niche… En plus de Basecamp, Microsoft (avec Teams, Planner et Project) et de Monday.com, on peut aussi citer les solutions suivantes : Wrike et Smartsheet.
Les acteurs des nouvelles offres collaboratives sont nombreux.
Microsoft met sa suite en ordre de bataille
L’éditeur de Redmond est le seul des GAFAM à prendre au sérieux la nouvelle tendance. Il était temps car, à l’époque de Lotus, Notes n’avait rien à mettre en face et ça n’a pas beaucoup changé par la suite. Il a fallu longtemps à l’éditeur de Windows et d’Office pour enfin se doter d’une offre collaborative digne de ce nom et encore en devenir.
Pour le moment, il tente de répondre à la demande en utilisant les briques de son offre déjà opérationnelle (Teams, Planner et Project) alors que les acteurs spécialisés proposent des solutions intégrées et plutôt dans l’esprit “tout en un” avec une approche légère (Basecamp) ou au contraire plus complète (Monday.com). Et puis, il existe une autre démarche : celle des applications spécialisées sur un seul aspect du problème.
Intégration façon Microsoft ou offre « tout-en-un », qui va gagner ?
Atlas porte le monde sur ses épaules
L’éditeur Australien Atlassian semble être le porte-drapeau de cette tendance “super-spécialisée” avec Jira et Confluence. Lors de son lancement en 2002, Jira était uniquement un logiciel de suivi des problèmes (tickets d’incidents ou de défauts), destiné aux développeurs de logiciels. L’application a ensuite été adoptée par des organisations non-informatiques comme un outil de gestion de projet (une “perversion” non-prévue au départ par les concepteurs). Le processus s’est accéléré après le lancement d’Atlassian Marketplace en 2012, qui a permis à des développeurs tiers de proposer des plugins de gestion de projet pour Jira. BigPicture, Portfolio for Jira, Structure et Tempo Planner sont les principaux plugins de gestion de projet pour Jira.
Mais Jira n’est pas le seul logiciel venant d’Atlassian qui est utilisé dans un cadre collaboratif. Confluence (plateforme de gestion de Wiki) entre aussi dans cette catégorie. Par ailleurs, il est intéressant de constater que, dans quelques organisations, Confluence est utilisé pour pallier l’abandon de l’Intranet maison (le wiki sert alors -entre autres- de répertoire des éléments utiles). Il serait intéressant d’analyser pourquoi une solution de wiki réussit là où les plateformes Intranet traditionnelles ont échoué… sans doute cela est-il lié au fait que le wiki est conçu dès le départ avec des fonctions d’édition et de mises à jour étendues et facile à mettre en œuvre.
Atlassian double la mise avec Trello
Encouragé par ces développements plus ou moins inattendus, l’éditeur Australien a carrément mis la main au portefeuille afin de s’offrir une des vedettes de la nouvelle vague des solutions collaboratives de gestion de projet en SaaS : Trello (en janvier 2017, Trello est racheté par Atlassian pour 425 M$). Voilà comment Trello était présenté par Lifehacker lors de son lancement
Source : Trello Makes Project Collaboration Simple and Kind of Enjoyable
Comme les développeurs derrière Trello l’ont dit, c’est simplement « une page Web où vous faites un tas de listes ». Faire ces listes est incroyablement facile; vous créez un projet (Trello les appelle des tableaux), vous y ajoutez des listes et vous ajoutez des éléments de liste (appelés cartes) à ces listes. Si c’est tout ce que vous voulez du site (et que cet aspect est suffisamment solide pour que vous puissiez en être satisfait pour une simple liste), vous serez heureux. Mais Trello commence à briller lorsque vous plongez dans la collaboration.
Pour collaborer, vous invitez des personnes à rejoindre votre forum. Une fois qu’ils se sont joints, les membres peuvent ajouter et modifier des éléments et des listes, et vous pouvez faire glisser des personnes vers des éléments de votre projet pour savoir qui travaille sur quoi (c’est l’un des principaux problèmes de collaboration que Trello cherche à résoudre). Cliquez sur n’importe quelle carte individuelle et vous pouvez ajouter des commentaires, ajouter une liste de contrôle pour suivre la progression de cette tâche, joindre des fichiers, etc.
L’ensemble du site est très convivial et, combiné à la profondeur des fonctionnalités, en fait une solution solide pour les personnes à la recherche de tout, de la simple liste à la gestion complète de l’équipe et à la collaboration de projet.
Décoller à l’heure !
Un autre exemple de scénario de collaboration est illustré par DEOLAN une société française spécialisée dans le domaine du transport aérien. Le cas métier est simple à décrire mais plus complexe à réussir : coordonner l’ensemble des acteurs qui permettent de réussir en temps et en heure l’embarquement d’un vol.
Plusieurs challenges sont à adresser en parallèle :
- Multiplicité des acteurs (personnel au sol, service de nettoyage, restauration, …). Pour complexifier la problématique il faut prendre en compte que l’ensemble des acteurs ne fait évidemment pas partie de la même entreprise. Or, ils doivent tous œuvrer pour que l’embarquement soit réalisé en temps et en heure alors qu’ils dépendent d’organisations différentes.
- La sécurité d’accès à l’information : en fonction de leur rôle ils n’ont bien évidemment pas accès à toutes les information (sécurité oblige). Le responsable du nettoyage ne doit avoir accès qu’aux informations qui concernent son périmètre. Le responsable de l’embarquement doit pouvoir avoir accès à l’ensemble des informations qui lui permettent de suivre l’avancement et prendre les décisions adéquates. Sans bien évidemment être noyé par celles-ci.
- Le temps : il a ici une valeur complètement différente de celui d’un projet. On ne travaille pas en jours mais en minutes. Le retard d’un des acteurs doit être connu et pris en compte de manière instantanée. Le média à remplacer est le talkie-walkie ou le téléphone.
Pour répondre à ce challenge, DEOLAN a construit une solution qui permet à une messagerie instantanée multi-canal de répondre à ces contraintes. Chaque intervenant à l’accès aux informations pertinentes pour son rôle et bien évidemment en fonction de l’avancement des tâches qu’il doit accomplir et/ou des problèmes rencontrés il va informer le système (via différentes sources (mail, chat. IT…)) et l’ensemble est traité, analysé et consolidé. Les différents superviseurs ont accès aux informations pertinentes connectées à leur domaine de responsabilité.
Ce concept pourrait être étendu à tout domaine d’activité qui impose sur une période courte et limitée dans le temps de coordonner plusieurs dizaines d’acteurs autour d’un objectif commun et complexe. Si l’on sort du cas d’usage du transport, on peut le transposer dans le domaine de la gestion de crise par exemple (IT ou autre).
Deux faiblesses : l’email et l’ergonomie
Trello est un bon exemple de ces nouvelles plateformes intégrées où la collaboration et l’échange sont pensées dès le départ et non pas rajoutées plus ou moins en profondeur en cours de route. Finalement, une des faiblesses de toutes ces solutions, c’est de (trop) reposer sur l’email pour la notification à l’heure où nos boîtes mail sont déjà plus que saturées par toutes nos sources de communication (et où les dispositifs anti-spam n’ont pas encore atteint une efficacité satisfaisante). L’email reste donc ce “fil à la patte” qui limite le degré de liberté que peut et doit nous apporter ces solutions très intégrées.
L’autre domaine où des progrès (importants !) restent à faire, c’est l’ergonomie. Si on prend la solution Microsoft qui est de combiner ses différentes applications pour couvrir ce spectre fonctionnel, en théorie ça marche, en pratique on sent le manque d’une couche supplémentaire qui recouvre le tout et aide à la navigation. Pour le moment, Microsoft tente de pallier cette faiblesse via la “porosité” (on peut aussi dire le “décloisonnement”) de ses applications de collaboration… Par exemple, il est possible d’intégrer la solution Klaxoon (www.klaxoon.com) dans Teams pour faire du brainstorming ou mettre en place des rituels “agile” pour les projets (rétrospective/sprint planning…).
Un secteur en quête de maturité
On sent bien que le secteur n’est pas encore tout à fait mûr : d’une part (à part Microsoft), les (très) grands acteurs manquent encore à l’appel. D’autre part, la forme finale d’une bonne plateforme collaborative reste encore à définir. On le voit bien dans la démarche hésitante d’Atlassian qui, bien qu’elle a Trello à son portefeuille, continue de pousser Jira et Confluence pour ce marché du collaboratif en ligne aux contours encore assez floues.
Seul Apple manque à l’appel !
Au moment où on voit les différents grands acteurs faire évoluer leurs solutions de vidéoconférence à un rythme élevé, qui manque à l’appel ? Apple !
Pourtant, avec iMessage et surtout Facetime, la firme à la pomme n’était pas en retard sur ce plan… Mais, dans ce domaine comme dans quelques autres, Apple semble à l’arrêt si ça ne concerne pas directement ses ventes d’iPhone… Les autres GAFAM ne sont pas formidablement bien placés non plus dans ce domaine : Amazon est complètement absent (mais, au contraire des autres, la société ne diffuse pas de logiciels applicatifs en direction du public), Facebook se contente de peaufiner ses outils grand-public (tout en gardant Facebook Workplace en réserve… voir plus loin) et Google pourrait jouer un rôle mais son offre G-Suite est presque complètement dépourvue sur ce plan (en dehors des solutions de vidéoconférence déjà évoquées).
Les réseaux sociaux d’entreprise, un certain retard à l’allumage
Une autre absence remarquable : les réseaux sociaux. Non pas que Facebook puisse avoir un rôle à jouer en dehors de pousser Whatsapp pour communiquer encore plus (encore que, avec Facebook Workplace, la firme de Zuck prend note d’un besoin latent et se positionne pour être présent quand ce latent se transformera en besoin ardent !) mais je pensais plutôt aux réseaux d’entreprise qui étaient annoncés, promis et, finalement, tardent à prendre leur place dans l’arsenal des organisations. Peut-être cela va-t-il enfin venir prochainement mais, incontestable, voilà une prédiction qui ne s’est pas réalisée. Et, sur ce non-événement, je suis bien placé pour en parler car, dans mon ouvrage sur le sujet (Les réseaux sociaux, pivot de l’Internet 2.0 – paru chez M21 édition en 2005 http://www.alain-lefebvre.com/mes-livres/les-reseaux-sociaux/), je prévoyais comme d’autres que le décollage des réseaux sociaux internes aux organisations était imminent… Mais, surprise, ce décollage tarde encore à être évident (même si des spécialistes comme Yammer -racheté par Microsoft en juin 2012- peuvent déjà afficher quelques succès).
Ceci dit, même du côté de Linkedin, on constate des lacunes étonnantes : alors que le réseau social des professionnels a été racheté (cher, pas moins de 26 milliards de $ en juin 2016 !) par Microsoft, il n’y a toujours aucune intégration avec le reste de son offre de logiciel, pas même de bouton Skype pour appeler ses contacts ou de possibilité d’organiser des sessions “live” comme c’est pourtant déjà possible sur YouTube, Facebook ou Instagram. Difficile d’expliquer ou de justifier un tel retard et un tel décalage alors que la situation actuelle est justement l’occasion de pousser les feux sur les mises en relation et les moyens de communication/synchronisation/collaboration.
