La modern workplace : définition, enjeux et applications 

 

La crise sanitaire de 2020 a changé notre façon de travailler.  Le changement dorénavant opéré vers le travail à domicile signifie que même si la pandémie de COVID-19 semble aujourd’hui maîtrisée, le télétravail est devenu une norme. Des modèles de travail hybrides ont vu le jour ; certains salariés ont repris la vie au bureau tandis que d’autres restent à distance.

Les employés ont commencé à accéder aux applications d’entreprise de n’importe où, à tout moment et en utilisant n’importe quel appareil. Ce type de connectivité a été nommé ATAWAD par le consultant Xavier Daloze signifiant Any Time, AnyWhere, Any Device. Découvrez ce qu’est la modern workplace!

La modern workplace : qu’est-ce que c’est ? 

La modern workplace est une configuration opérationnelle destinée à répondre aux besoins physiques et technologiques d’une entreprise et de ses employés. 

Cette tendance, déjà présente avant le COVID-19, s’est développée et a ouvert la voie à ces nouveaux lieux de travail hybride aussi appelé « hybrid workplace » ou des espaces de coworking par exemple. 

L’hybrid workplace est une des nouvelles notions qu’a apportées la modern workplace mais il existe d’autres notions autour de la modern workplace qu’il est essentiel de définir :  

• L’hybrid workplace est un mélange de travail au bureau et de travail à distance offrant une flexibilité et un soutien aux employés.  
• Le Digital workspace est un espace de travail numérique qui gère et contrôle les différentes applications, données et terminaux d’une organisation. 
• La Smart Workplace est un lieu de travail intelligent permettant aux employés d’utiliser la technologie pour les impliquer dans leur environnement de travail. Découvrez notre offre Digital Workplace

La modern workplace aux services des enjeux stratégiques des entreprises. 

Un modèle de lieu de travail mixte oblige les entreprises à repenser la manière dont elles collaborent, innovent, attirent et retient les talents. Microsoft, un des piliers et acteur majeur sur le sujet de la modern workplace avec sa suite Office, a signalé que davantage de professionnels sont désormais susceptibles de changer de carrière, de déménager et de prioriser leur vie en faveur d’un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

Ces travailleurs sont par ailleurs, en moyenne, plus épuisés et stressés, en particulier la jeune génération. Les entreprises et leurs dirigeants doivent prendre en compte cette évolution pour conserver leur attractivité et leur productivité. 

Cela signifie que c’est aux entreprises de pousser le virage vers un monde qui peut être physique et numérique. Il est possible de créer une culture d’entreprise qui accueille les meilleurs talents, répondant aux besoins les plus étendus en utilisant les dernières technologies pour s’adapter à ces nouvelles tendances. 

La technologie en tant que support de la modern workplace 

Lorsque les employés deviennent plus cloisonnés et les interactions avec les réseaux proches plus rares, la collaboration peut empêcher la stagnation de l’innovation. Certaines des principales exigences des modern workplaces sont les pratiques de travail flexibles et le travail à distance. 

Au cours des premières étapes de la pandémie de COVID-19, les entreprises ont rapidement réagi aux changements soudains en permettant aux employés de travailler à domicile. Les clients avaient également besoin d’accéder à distance à des services critiques. Il est maintenant temps de planifier des stratégies à long terme et de créer des avantages concurrentiels pour les nouveaux modèles de lieu de travail. 

La technologie basée sur le cloud est au centre de la transformation numérique. Des outils comme Microsoft Teams ont aidé les gens à reconstruire et à réinventer les processus et les flux de travail. 

Microsoft 365 et Teams peuvent répondre avec succès aux nouveaux besoins de communication car leur suite permet aux employés de discuter, de se rencontrer et de co-créer des documents synchronisés en temps réel. Parmi leurs dernières capacités annoncées figurent également des fonctionnalités conçues pour le lieu de travail hybride, telles que des webinaires interactifs et des présentations dynamiques. 

Ces solutions vont au-delà des logiciels pour inclure des salles intelligentes, des moniteurs et des haut-parleurs qui peuvent différencier les voix des interlocuteurs jusqu’à dix personnes qui parlent. 

Comment construire une modern workplace ? 

Les produits cloud comme Microsoft 365 ou Zoom ne sont plus de simples outils pour communiquer et collaborer. Ils sont devenus la base qui permet aux gens d’opérer de n’importe où, leur donnant le pouvoir de prospérer en des temps difficiles. 

Une entreprise a besoin d’une stratégie de numérisation efficace pour s’adapter et renforcer ce nouveau modèle hybride. De plus, c’est une occasion unique de dynamiser les équipes et d’offrir un meilleur équilibre travail-vie personnelle à toutes les personnes impliquées. 

• La stratégie et les objectifs 

Pour commencer vers le chemin de la modern workplace, il va être essentiel de définir des objectifs sur les différents sujets concernés (et ils sont nombreux !):  

• Changement culturel 
• Infrastructure 
• Sécurité 
• Assistance 
• Mobilité 
• Management 

Au fur et à mesure que les nouveaux modèles de lieu de travail s’établissent, il devient primordial de planifier un soutien à long terme. Par exemple, il est essentiel de déterminer si votre priorité est d’acquérir des avantages concurrentiels, d’offrir un meilleur service client à distance ou de faciliter le travail des employés et de pouvoir mesurer ces objectifs. 

Le travail hybride n’est pas juste une adoption de la technologie mais bien un changement culturel de l’entreprise. L’hybrid workplace nécessite un nouveau style de management et un nouveau cadre pour soutenir et retenir les employés. Il est nécessaire d’avoir des lignes directrices acceptées et exécutées par l’ensemble de l’entreprise pour gagner en productivité, mais aussi en sécurité et confidentialité. 

• La dynamisation des équipes 

La modern workplace ne se définit pas uniquement par un lieu physique mais plutôt comme un ensemble de lieux et d’outils. En effet, il est possible de se connecter au « bureau » par divers moyens, tels que le chat, la téléphonie et les appels vidéo. Les bureaux physiques en eux même ont évolué et ont vu arriver de nouveaux concepts architecturaux, tels que les salles de réunions aménagées ou les caissons phoniques. 

Les employés doivent s’adapter à ces nouveaux environnements en utilisant une structure cloud solide pour rester productifs et réactifs. Plusieurs outils offrent déjà des options de collaboration et de gestion intégrées. Microsoft Teams, par exemple a permis aux travailleurs de rester connectés de n’importe où en utilisant n’importe quel appareil. 

La sécurité pour soutenir la modern workplace  

• Des besoins émergents 

À la suite de la pandémie de COVID-19, les correctifs d’appareils et les mises à jour logicielles ne se produisent plus dans un environnement de bureau.  

Au lieu de cela, de nouvelles politiques de sécurité doivent couvrir les employés travaillant à domicile ou sur d’autres réseaux privés sur lesquels les organisations n’ont aucun contrôle.  

• Un impact sur les infrastructures existantes 

Or une grande partie de l’infrastructure informatique mise en place par les entreprises n’a pas été conçue pour prendre en charge le travail à distance. Le changement a parfois entraîné un « patchwork » de différents outils et programmes qui peuvent réduire l’efficacité du travail et augmenter la frustration des employés. Entre ces outils, il peut également y avoir des failles de sécurité dangereuses à partir desquelles des informations précieuses peuvent s’échapper.  

• Des solutions de sécurité portées par le cloud 

En matière de sécurité sur le cloud, l’objectif principal est de consolider plutôt que d’ajouter de nouveaux services de sécurité. Avec les bons outils, tel qu’un VPN d’entreprise par exemple, s’adapter au travail à distance peut offrir de nouvelles opportunités pour une sécurité plus solide. 

Le moyen le plus efficace de se défendre contre les logiciels malveillants et les attaques de phishing consiste à tirer parti de processus d’authentification robustes tels que le MFA (Multi-Factor Authentication). Par exemple, Microsoft Azure gère l’authentification double dans les applications, les programmes et les appareils sur site et Microsoft Defender d’Office 365 peut mettre en place de solides protections anti-hameçonnage.  

Ce qu’il faut retenir de la modern workplace 

Le travail hybride nécessite un nouveau modèle opérationnel. Il y a besoin également d’une stratégie révisée pour allier une politique de travail flexible et une conception d’espace moderne pour répondre aux attentes des employés et permettre l’interconnexion en mode ATAWAD.  

Renforcer la productivité à distance est désormais une exigence obligatoire. Cela impliquera de nouveaux outils de collaboration, une infrastructure cloud solide et résiliente et une nouvelle façon de penser la sécurité du réseau. 

Les modern workplaces devront également fournir des outils pour innover et travailler ensemble pour résoudre les problèmes commerciaux.  

L’hybrid  workplace doit rassembler les collaborateurs d’une manière qui contribue à enrichir la culture avec des idées novatrices, des perspectives uniques et des points de vue collaboratifs qui favorisent l’apprentissage continu. Il faut s’assurer que les collaborateurs se sentent inclus et engagés. 

Il existe différentes façons de travailler et la flexibilité est essentielle pour maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée tout en étant plus efficace au travail.