L’information est essentielle à l’entreprise, cependant à la question « Qui est responsable de l’information au sein de l’entreprise ? » : les réponses divergent selon les acteurs interrogés !

Une étude qui met en lumière les attentes autour de la responsabilité de la donnée

L’étude « Qui est responsable des bases de données ? », réalisée pour Informatica par la société Dynamic Markets, met en évidence le manque de cohérence quant à la gestion de la donnée au sein des entreprises interrogées. La question peut être simplifiée par « Qui est le responsable de la donnée ? ». Je vous conseille également en préambule notre article pour connaître la distinction entre données et informations.

A retenir de cette étude : « la DSI est désignée comme responsable de la donnée par tous les services » et « les DSI se sentent responsables des infrastructures et de la disponibilité des données plus que de la qualité de celles-ci ».
Quelques questions autour de ce sujet dont l’enjeu est majeur pour l’entreprise :

  • Quels risques à exploiter les « mêmes » données issues de systèmes différents au sein de la même entreprise ?
  • Qui accède aux données et comment ?
  • Comment exploiter au mieux son information ?

Exemple autour d’un référentiel Tiers

Les différentes entités d’une même entreprise n’ont pas besoin des mêmes informations au même moment. Il existe des données de référence, nécessairement communes à l’entreprise, un référentiel Tiers par exemple dont on imagine aisément la mutualisation. Cependant, dans un souci de disponibilité, de facilité d’accès, certains services ont parfois des « bases de données » personnalisées (de la fiche papier à une base numérique dédiée et locale), qu’ils maintiennent, pour la plupart, eux-mêmes. Considérons un service marketing ne disposant pas d’informations fiables concernant les clients et les fournisseurs de l’entreprise. Comment élaborer des stratégies commerciales sans pouvoir établir de profils ?

Un cas concret ?

Une entreprise dispose d’un référentiel tiers complet, mis à jour en temps réel par les organes opérationnels du groupe. Dans ce référentiel, toutes les informations clients sont présentes, du nom aux revenus, de l’adresse au statut marital. Toutes ces informations ne sont pas utiles à tous les services de l’entreprise, non seulement pas utiles, mais surtout, certaines informations sont sensibles. Ainsi je me demande si j’aimerais que n’importe qui puisse connaître mes revenus ou encore connaître mes antécédents médicaux…

Cependant, un référentiel tiers « spécialisé » pour le service facturation existe depuis plusieurs années tout en étant inconnu de la DSI. Personne dans le service facturation ne sait pourquoi cette solution a vu le jour, mais elle continue d’être utilisée, le rafraichissement se faisant selon le bon vouloir d’une seule personne. Cette base ne contient que les informations relatives au tiers (nom, prénom, adresse…), et les informations relatives aux contrats souscrits (type de contrat, mensualité, date de début, de fin…), ce qui d’un certain point de vue sécurise l’information en n’en divulguant que la partie nécessaire au service concerné. Chaque jour le service émet quelques milliers de factures… avec des conséquences récurrentes qui consistent en la perte de certaines factures courrier, la facturation de montants erronés, non prise en compte de nouvelles coordonnées bancaires, etc.

Les Référentiels Tiers dupliqués apparaissent au grand jour lorsque la base locale dysfonctionne, induisant l’arrêt des émissions de factures durant trois jours. La DSI est alors pointée du doigt comme responsable. La sérénité est de retour après la connexion des éditions de factures aux « bons » référentiels déjà en place.

Qui est responsable des dysfonctionnements de référentiels ?

Dans l’entreprise qui sert d’exemple ci-dessus, la DSI a été désignée dans un premier temps comme responsable des erreurs de facturations. Puis, une fois démontré que la méthode utilisée ne répondait pas au besoin du service et ne cadrait pas avec un processus maîtrisé, c’est finalement le service facturation qui a été nommé comme responsable des erreurs, mais au final, c’est l’entreprise qui pâtit cette situation, tant en terme d’image vis-à-vis de l’extérieur, qu’en terme financier.

Alors au final qui est responsable de la donnée ?

Ai-je répondu à la question, qui est responsable de la donnée ? Non, ou plutôt pas directement. Si l’exemple semble simpliste, il reflète un certain manque de stratégie quant à l’utilisation de la donnée disponible dans l’entreprise. En effet, il est nécessaire afin de donner du sens à l’information de la rendre intelligible, ce qui dénote une volonté de tirer des bénéfices des données d’ores et déjà disponibles.

En conclusion, la responsable de la donnée, au travers d’une stratégie globale, ne serait-elle pas l’entreprise elle-même ? Cette organisation nécessitant une bonne connaissance des processus métiers et des architectures techniques, les DSI peuvent sans doute proposer, voire apporter des solutions ad-hoc aux problématiques d’entreprise, puisqu’étant au cœur de la donnée, au même titre que les directions sont au cœur de la stratégie. C’est peut être ce qu’essaient d’exprimer les personnes qui ont répondu à l’enquête faite pour Informatica. Nous avons besoin d’une DSI…

 

En corolaire des ces articles, je vous recommande la lecture des 2 articles suivants concernant le management des données :

  1. Panorama des process de la qualité de données à travers la TIQM (partie 1)
  2. Panorama des process de la qualité de données (partie 2)

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